複数の予約台帳を使いこなし（こなせていなかった？）予約管理をしていたかのあ。
予約管理に加え、グループチャットやスケジュール管理などバラバラで混乱する現場。
情報を集約してシンプルな形に改善することを心に決めるウラカタ職員スズキ。
予約管理サイトでツアー予約を、ラインワークスでツアー予約を含めた全体把握をする形で運用する改善を行った。
かのあには台帳（カレンダー）が複数存在し、アナログ（紙・手書き）とデジタル（オンライン）の２つが同時に動いていました。
一覧で見てみると
- 手書き予約台帳
- 手書き団体予約台帳
- 手書き予約メモ
- FAX予約の紙
- 予約管理サイト（ウラカタ）の予約台帳
- TimeTree（アプリ）でスケジュール管理台帳
これらが複雑に絡み合っていました。
予約が入ったときの手順を整理していくと
- 電話予約
- Fax予約
- 予約管理サイト予約
- OTAサイト予約
- 団体予約
| 1.電話予約 | → 手書きメモ | → 手書き予約台帳 | → 予約管理サイト（入力） | → 予約完了 |
| 2.Fax予約 | → 手書き予約台帳 | → 予約管理サイト（入力） | → 予約完了 | |
| 3.予約管理サイト | → 手書き予約台帳 | → 予約完了 | ||
| 4.OTAサイト | → 手書き予約台帳 | → 予約管理サイト（入力） | → 予約完了 | |
| 5.団体予約 | → 手書き予約台帳 | → 予約完了 |
基本ベースはすべての予約が手書き予約台帳に集まる形です。
その他に管理するべき情報として
- スタッフのシフト
- イベント
- スタッフのスケジュール管理
という情報も統合しなければなりません。
このあたりは手書き台帳に情報が集まっていたり集まっていなかったり。
転職当初はミスらないようにそれぞれ記入、入力して更新していましたが「これは果たして手書きである必要があるのだろうか？」「複雑じゃね？」と考え始めました。
どうにかシンプルにすることはできないものかなーと調べに調べて、とりあえずアナログの予約台帳はすべて廃止して、デジタルの台帳に統一、デジタルの台帳も複数機能がそろっているものを利用することにしました！
もくじ
今回の内容
- デジタル台帳を探す
- ラインワークスでの運用を整理
デジタル台帳を探す
どんなデジタル台帳がいいかな～と調査しました。
デジタル台帳に必要だと考えられる機能として
- カレンダー機能（台帳・スケジュール管理）
- チャット機能（プロジェクト管理）
が少なくとも必要だと考えました。
かのあでは、台帳は手書き、チャットはLINEのグループ、スケジュール管理はTimeTree、とぐちゃぐちゃだったのでこれを機に一本化します。
いろいろと調べていき、「ラインワークス」というサービスを使ってみることにしました！ ↓
普段使っているLINEと同じような使い心地とのことで、スタッフみんなが使いやすいかな～といったのが決め手です！
機能も求めているものはすべて網羅されています。
ラインワークスはパソコンのブラウザで利用することもできますし、スマホにアプリを入れて使うこともできます。
アプリは自宅であろうが、出先であろうが確認することができるので大変便利です。
ラインワークスは、無料版と有料版があります。
できることや保存できるデータのストレージ容量が変わってきますが、とりあえず無料版でどこまでいけるか？と現在は無料版で運用しています。
ラインワークスでの運用を整理
ツアー予約は基本的に
- 予約管理サイト
- OTAサイト→予約管理サイトにコピペ
で管理をしてラインワークスにコピペしていく流れになります。
そして
- 団体予約
- イベント情報
- スタッフシフト
をラインワークスに直接手入力していきます。
これですべての情報がラインワークスに集まることになります。
台帳に加えて、チャットはグループをいくつも作ることができるので、プロジェクトごとにグループを作り、それぞれにポストして時系列で記録が残るようになりました。
いまだにどこにポストしたっけ？といった混乱もありますが、一つ一つ整理していっているところです。
理想的なことを言うと予約管理サイトのカレンダーとラインワークスのカレンダーが自動的に同期してもらえると大変助かります。
が、残念ながらそんな機能はなく、一つ譲歩して予約管理サイトのデータをＣＳＶデータとして吸い出し、ラインワークスにぶち込めるか調べました。
残念がながらラインワークスのカレンダーにはiCal形式データのみがぶち込むことができるようです。
しかも有料プランでないとできません。
泣く泣く諦めましたがいつの日かもっと便利なツールが生まれたらサクッと乗り換える所存です。
ですので結果ラインワークスに入れるツアー予約情報は基本的にすべて手入力となります。
気合です。
シンプルに手書き入力がパソコン入力になっただけなのでそこまで違和感はありませんがね。
- 台帳を統一することでシンプルに
- シンプルになることでトラブルの回避
今回の結果
現在は
- 予約管理サイトで予約管理
- ラインワークスで全体管理管理
と重複しつつ役割分担をしながら２つを同時に運用しています。
廃止したのは
- 手書き予約台帳
- 手書き団体予約台帳
- 手書き予約メモ
- FAX予約の紙
です。
結果的に
- 予約管理サイト予約
- OTAサイト予約
- 団体予約
- たまに電話
| 1.予約管理サイト | → ラインワークスにコピペ | → 予約完了 | |
| 2.OTAサイト | → ラインワークスにコピペ | → 予約管理サイトに入力 | → 予約完了 |
| 3.団体予約 | → ラインワークスにコピペ | → 予約管理サイトに入力 | → 予約完了 |
| 4.たまに電話 | → ラインワークスにコピペ | → 予約管理サイトに入力 | → 予約完了 |
すべての情報はラインワークスに集約される形になりました。
理想で言えば予約管理サイトとラインワークスすら一つにまとめていきたいところですが、予約管理に関してはやはり専門サイトである予約管理サイトが使い勝手がいいので仕方がありません。
ラインワークスではツアー予約に加えてスタッフシフト、イベント、チャットでプロジェクト管理、といったことを含めたトータルで情報が集まる存在となりました。
予約完了前にラインワークスを挟むことで、ダブルブッキングといった事故が発生しにくくなります。
そして、後々判明して大活躍するラインワークスのリソース管理 ↓
＃035 ラインワークスの設備機能でリソース管理！
予約管理サイトもラインワークスもそれぞれ強みが違うので、とりあえずしばらくは両輪を走らせていきたいと思います。
今回の学び
手書き台帳を排除して、デジタルの台帳を運用し始めた当初は「これどうしよう」「ここだめだね」とみんなからフィードバックをもらいながら、都度都度「どうしたらいいかな？」を考え、突き進んできました。
少なくとも情報の集約はある程度できシンプルになりました！
が、どうやっても人間がやること。
すべてのミスを防ぐことはできていません。
すべてをデジタルで自動化できたらいいな～と思いつつ、当面は費用をかけずに便利にできることはどんどん取り入れていきたいと思っています。
| まとめ | ＃002 予約管理を効率化①！手書きを止めて、デジタルに情報を集約 |
| 難易度 | かんたん（一度構築したらあとは更新のみ） |
| 費用 | ノーコスト |
最初は変化が恐ろしいですが、やったら便利になることはどんどん変えたいですね
