スタッフ間の情報共有にLINEグループを利用していたかのあ。
台帳をデジタルにする際にラインワークスを導入し、その中にあるチャットグループを利用し始める。
グループはプロジェクトごとに立ち上げ、過去のその話題の流れもあとから確認できるようになったので大変便利となった。
前回の記事の続きになりますが、今回もラインワークスで改善したことです。
プロジェクトごとのチャットで記録を残し、スタッフ全体で情報共有です。
前回の記事はこちら ↓
＃002 手書きを止める！デジタルの台帳としてラインワークスを導入
2～3人で話し合ってこうしよう！って考えたことをスタッフ全員に言葉で伝えるっていうのはなかなかの労力が必要です。
タイミング悪く休みで数日会わないということがあったら、休み明けにはすっかり伝えることを忘れてしまう、と意外と全体共有って難しいんですよね。
伝え忘れた、なんてことになったら大問題！
ですので基本的にスタッフ全員が入っているチャットルームで今の動きや報告、次の一手といったことを逐一共有し、そうすると伝え忘れることもなく、どのようなことがあったかを忘れたとしてもチャットルームを見返せば思い出すことがでる環境を構築しました！
伝え忘れてやっちまったーは、あるあるですよね
もくじ
今回の内容
- チャットの利点は？
- プロジェクトごとにチャットルームを作る
- 何か動きがあったら逐一テキストで投稿
チャットの利点は？
チャットって何でしょう？
チャットとは、インターネットを介してリアルタイムに会話をする仕組みのことである。
https://it-trend.jp/words/chat
メールは手紙、チャットは会話のオンライン版ですね。
手紙と会話であればどちらが便利かは一目瞭然。
最近ではLINEに代表されるチャットツールはスマホに入っているのが当たり前ですね。
日常生活で便利なら、もちろん仕事でもたいへん便利で様々なアプリが登場しています。
有名なチャットアプリは「ChatWork」や「Slack」といったところです。
また、チャットは複数のメンバーが同じグループに入ることで同時に同じ内容を伝えることができます。
いちいち一人一人を選んで送信しなくていいんですね。
電話とメールとチャットを比べてみると
| 電話 | メール | チャット | |
| 同期性 | 〇 | ✖ | △ |
| グループ制 | ✖ | △ | 〇 |
| 記録 | ✖ | 〇 | 〇 |
電話は強制的に相手の時間を奪うツールなのであまり好きではありません。
メールも便利なのですが、フォルダの中で埋もれてしまいますし、お作法のようなものもあってなかなか最高に便利とはいいがたいです。
チャットは電話のように強制的に相手の時間を奪うことはありませんしタイミングが合えば電話とほぼそん色がないレベルで即レスから話を進めることができます。
チャットはメールのように定型文から入る必要もありませんし、既読、未読の確認もできます。
台帳の選定に合わせてかのあで使い始めたチャットアプリはラインワークスです。
ラインワークスは「ChatWork」や「Slack」と同様のチャットアプリになります。
正直使ったことのないアプリだったので選定中は正直自信がなかったのですが、今のところラインワークスでまったく問題なく運用できています。
もともとかのあではLINEのグループチャット機能を利用していましたが、グループは一つしかなく、様々な話題が入り乱れていたこともあり、台帳をラインワークスに移行するのと同時に使うアプリを集約してシンプルな作業環境を作ります。
そしてプロジェクトごとにチャットグループを設置して運用を開始しました。
プロジェクトごとにグループを作る
一つのチャットグループのみだと話があっちこっちいって訳が分からなくなります。
そこでプロジェクトごとにグループを作り、それぞれの話題はそのグループで行うというルールを作ることで、時系列に沿った流れが記録されていきます。
かのあでは
- 業務連絡
- 雑談室
- 企画会議室
- アウトドアクラブ
といったグループを作成し、その中でそれぞれの話題を展開します。
これで過去の判断や、問題点がテキストとして残り、忘れたとしてもたまに見返すことで思い出すことが可能となり大変便利です！
ラインワークスの無料版の容量は５Gになります。
写真や動画をバンバンアップしていると容量がいっぱいになってしまい、写真の投稿ができなくなってしまいます。
写真をパシャっと送ったら現場の状況が伝わる、といったこともあるので写真が投稿できるのはマストです。
となると有料版に移行して容量を上げる必要がありますが、コストにうるさいスズキは固定費を増やすのではなく、過去に投稿して不必要になったものを気合で削除する作戦を思いつきます。
が、あまりにも大変で挫折しました。
そこで、すべての情報を残す必要はないのではないか？と気が付きます。
情報をフローとストックに分類しそれぞれのグループを分類しました。
上記のグループであれば
- 業務連絡（フロー）
- 雑談室（フロー）
- 企画会議室（ストック）
- アウトドアクラブ（ストック）
のと分類し、ストックはそのままに、フローは定期的にリセットして容量を確保するという涙ぐましい努力をしています！
何か動きがあったら逐一テキストで投稿
環境は完成しましたので、ついでに意識的に取り組んでいることを。
2～3人でおしゃべりをして「いいね～」という話になることはよくあること。
しかし、そのまま突っ走ってしまうとその話に入っていなかったスタッフが知らないまま話が進んでしまします。
大人が怒る理由なんていくつかしかなくて、その一つに「聞いてないんだけど！」というのがあります。
直接会ったタイミングで伝えるのも一つですが、往々にして忘れてしまいます。
記憶力がいよいよ0に近づいてきた（やばい！）スズキはなおのこと「伝え忘れない自信がない」ことに、「むしろ自信」があります。
なので、そういう話になったらとりあえずワークスに投稿して、詳しくは伝わらなくとも小耳にはさむ程度の気軽な情報共有を逐一行っています。
まぁ、たまにワークスに投稿することも忘れてしまうので完全にできているとはいいがたいのですけれどもね。
- プロジェクト進行の記録を残す
- 情報共有を気軽にする
今回の結果
話したことをいちいちテキストにする労力が発生しますが、言葉で全員に伝達することに比べれば楽なものです。
時には投稿を忘れてしまうこともありますが、チャットルームがなかった時代に比べれば情報共有は格段に進んでいます。
もちろん、会話の有用性も重々に理解していますので何でもかんでもチャットにする必要はないと思っていますが、会話の有用性、チャットの有用性をそれぞれ理解しつつ、うまいこと双方を活かしながら仕事を進めていきたいと思います。
「ラインワークスにアップしたはずだけど、どのルームに入れたっけ？」といったことが発生。
ルームごとの役割を明確にして、意識的にどのルームを使うかを整理する必要がありますね。
今回の学び
チャットは有用だ、というのは常々聞いていましたが仕事で取り入れてみると本当に便利だなーと思う日々です。
個人的に何をしゃべってたか、を全く覚えていないことが多いので、記録に残って後から見直すことができるのは非常に助かっています。
写真を使って会議の板書を写真でアップしておくことで会議で決まったことも忘れずに実行できるのもいいですね。
スマホ一つで効率的な仕事ができる時代に生きているからこそ、便利なツールはどんどん活用していきたいものですね。
自分の脳みそがもう一つ増えたような感覚で、思いっきり忘れて今向き合うべき仕事に集中できるのは本当に助かります！
