会議の場で可視化することで議論の整理ができることを知っていたウラカタ職員スズキ。
積極的に会議の場でホワイトボードに板書をする。
板書で大切なことは「否定をしない」「担当者と期限を明確に」「写真に残してすぐに共有」の3点。
スタッフ間でのコミュニケーションの一つである会議の生産性が上がった。
数年前から「ファシリテーション」というスキルを学んでいます。
「ファシリテーション」とは促すとか円滑にする、というスキルです。
ファシリテーションには種類があり、もともとは環境教育をやっていた時に出会い学び始めたのですが、昔の職場で会議をする機会が多くなり、会議のファシリテーションについても学び始めました。
学びながら「ファシリテーション」って難しいなーと思っているのですが、どなたでも明日から取り入れることができることがあります。
それが板書です。
かのあには大きなホワイトボードがもともとあったので、会議の時には「必ず」登場させて板書をするようにしました。
ホワイトボードを見るだけで興奮する体質です！
もくじ
今回の内容
- 会議の時は必ずホワイトボードを出す
- 会議の発言はすべて書き出す
会議の時は必ずホワイトボードを出す
何よりまず板書ができる環境を作るのが先決です。
幸いにもかのあには、大きなホワイトボードが1枚あったので会議のたびにバックヤードから引っ張り出します。
ホワイトボードの他にホワイトボードマーカーとイレイザーがあるといいですね。
ホワイトボードマーカーは黒、赤、青の3色。
この3色の意味を使い分けていけるといいのですが、わたくしはまだまだ使い分けができ切っていないので雰囲気で色分けしています。
これで基本道具がそろいました。
さっそく会議に突入していきたいと思います！
会議の発言はすべて書き出す
板書が上手な人は「ファシリテーショングラフィック」と呼ばれる、イラストがふんだんにちりばめられ、構造的にとても見やすい板書を行います。
わたくしは残念ながら絵心もセンスもないので文字オンリー。
とりあえずはそれでも全くもってノー問題です。
発言を文字にして見えるようにすることで、決めていない議題が残されていることが視覚的に理解できたり、レベル感が違うことを議論していることに気づけたりして議論が整理できます。
ついで会議の時に気を付けたい３つのポイントを
意気揚々と思いついたアイデアを言ったら「そんなの無理だって」って言われてしまったら発言する意欲が削がれてしまいますよね。
とりあえず、すべての発言をホワイトボードに書き残して、すべてを書いた上でその中からやることを選べばいい。
否定をしたところで1を0にしただけで、それはなんの仕事にもなっていません。
それよりも1のアイデアを2，3にしていくという進め方のほうが建設的です。
アイデアの発散と収束は分けて行うと、思いついたことを好きなだけ言って、変な方向に突き進み、結果思いもよらない企画になるようなことがあります。
こういった心理的安全性は会議の場では非常に大切ですね。
会議の最後には「いつまでに、誰が、なにを」の3点セットで決める時間を設けることで決めたのに実行されなかったということが回避できます。
これをやり忘れてしまうと「あれって結局どうなったんだっけ？」ということが発生してしまいます。
せっかく楽しく会議をして、やることが決まったのならどんどん実現していきたいものですね。
個人個人でメモを取ってしまうと書いていることがバラバラになってしまいます。
ホワイトボードを会議参加者全員のメモにすることで何が大事で何が決まったかを統一することができます。
議事録のようにわざわざ作り直すのではなく、ホワイトボードをそのまま写真にとってすぐに共有すればOK！
スピード重視ですぐに実現に向けて動き出せます。
上記以外にも会議の場をよりよくする方法はたくさんあります。
上記の2冊は基本を学ぶのには大変有用なのでぜひともご一読ください！
- 言葉を視覚化することでヌケ漏れ防止やレベル感の統一、構造的理解の促進
- すべての発言を書き出すことでどのような発言をしても大丈夫な心理的安全性を確保する
- 記録に残すことで会議メモを統一。勘違いを防ぐ
今回の結果
会議のための会議ではなく、アクションを起こすための会議と意識するのが大切です。
ホワイトボードで見える化した会議をすると議論の進み方が明らかに違います、と言いたいところですが、かのあに来て一番最初の会議からホワイトボード登場させていたので前後の変化はわかりません。
が、同じ議題の堂々巡りで時間を無駄にしたり、言葉だけではつながらないアイデアに行きついたりある程度の効果はあるのではないかと思っています。
話を聞いて覚えておく、というのが苦手なわたくしはホワイトボードに文字にすることで、少し前のアイデアを覚えなきゃ、という負担も減りますしね。
積極的に板書を取り入れることで会議が動き出すためのものになり、職場全体の生産性が上がること間違いなしです！
今回の学び
誰が板書係をするか？というのはなかなか難しい問題かもしれません。
わたくしのように「オレ書きたいっす！」というキャラクターはレアキャラなので、とりあえず気づいた人がペンをとって会議の質が変わることをみんなが実感できるといいですね。
今のかのあでは、わたくしがたまに疲れきっていて書く気力がないときには別のスタッフが板書をしてくれるので、わたくしは安心して灰になるまで仕事ができます。
個人的にはたくさん考えて、たくさん発言する楽しい会議は大好きです。
なかなかそういう会議に外で出会える機会はありませんが、少なくともかのあでの会議はこれからも楽しい時間にしていきたいものですね。
ん、会議を楽しんでるの実はわたくしだけ？ｗ
