会議の場では必ずホワイトボードで可視化するようにしたウラカタ職員スズキ。
日常会話の中で突如話し合いが始まったときにも対応できるようにお店に小さなホワイトボードを配置する。
結果、会議とまではいかない小さな話し合いの即席会議の場でも可視化され、写真で共有といった情報共有が進んだ。
前回の会議のホワイトボードの続きです。
前回の記事はこちら ↓
＃005 会議の場ではホワイトボードで板書をして生産性アップ！
大きなホワイトボードは会議のたびに収納スペースから取り出して使ってますが、日常のちょっとした時間に即席会議がスタートすることはよくあることです。
そんな時でも記録に残したい、けれども大きなホワイトボードを出すまでもない、そんなときに小さめのホワイトボードを使っています。
小さめのホワイトボードを配置しておくことでいつでも即席会議が可能な職場環境に改善しました。
いろいろなお店でどのようなホワイトボードを売ってるかを探すのが趣味です
もくじ
今回の内容
- それはいつ始まるかわからない即席会議
- おススメ！小さめのホワイトボード
- 即席会議がスタートしたら
それはいつ始まるかわからない即席会議
日常会話の中で誰かが「○○ってどうだろう？」と議論の種を投げることはよくあります。
それについてそれぞれの考えを展開し、「いいね！」といった結論に至ることも。
そういったときは大概、会話だけになってしまっているので、視覚化して構造的な話し合いをできているわけではありませんし、話し合ったことも「誰が、いつまでに、なにを」まで決めるところまで到達しません。
さらに、その場にいなかった人にはその話は情報共有されないということになります。
これではせっかく話し合った時間もいいアイデアも宙ぶらりんで放置されてしまうことに繋がりがちなので、そういった即席会議の場ですぐに利用できる小さなホワイトボードをお店に設置し、記録に残し、気軽に全体共有することができる環境が必要だと考えました。
おススメ！小さめのホワイトボード
個人的に日頃から立ち寄ったお店でホワイトボードが売っていたらスペックを確認するホワイトボードフリークであるウラカタ職員スズキ。
そんなわたくしがおススメする小さなホワイトボードはニトリの90×60cmのホワイトボードです。 ↓
比較的大きめなサイズ感なのにリーズナブル！
即席会議ぐらいの規模でしたら十分な大きさです。
小学生の時に使った画板を一回り大きくしたようなサイズでしょうか。
個人的にこのニトリのホワイトボードを３枚所有（まぎれもないホワイトボード愛）していたのですが、家で使うこともなくなったのでかのあに持ちこました（実はあと２枚もう少し小さいサイズのホワイトボードも持ち込んでいます。まぎれもないホワイトボード愛）。
ついでにおすすめのホワイトボードマーカーもご紹介します！
好みによって変わると思いますがわたくしが使っているのはパイロットのボードマーカーです！
ホワイトボードはスタッフが集まりやすい場所に配置して、いつでも書き出せるようにしています。
即席会議がスタートしたら
「ん、これは濃い話になる」とアンテナが反応したらとりあえず書き出します。
また、話しているときに言葉だけでは伝わりにくいな～と感じたタイミングで図をサラッと書いたりするときに利用する方法もあります。
書き出したものは重要度によって写真を撮ってラインワークスで全体共有です。
ラインワークスのチャット機能の活用方法に関してはこちら ↓
＃003 ラインワークスのチャットを活用！プロジェクト管理で情報の全体共有
- 小さなことでも記録に残して実行へ
- 小さなことでも決まったことは全体で情報共有
今回の結果
ハッと思いついたタイミングですぐに書き出すことができる環境があることで、立ち話が一気に即席会議に様変わりします。
伝えたいことが言葉ではなかなか伝えられなくても、図にしてみるとわかりやすく伝わることが多いです。
言葉で空中戦をするのではなく、常にホワイトボードで地上戦をする感覚でいつ何時でもホワイトボードがある話し合いが個人的には好きですね～。
ホワイトボードに書いたことが残ったままとなっていて、書き込む場所がないときが往々にしてあります。
日頃から使ったら消すを習慣化して、いつ即席会議がスタートしても大丈夫なように環境を作り上げておくことが大切です。
と言いつつ、この記事を書いているタイミングで即席会議用のホワイトボードが文字で埋まっているのを思い出したのでサクッと消そうと思います。
今回の学び
ホワイトボードには2つの使い方があります。
ストック型の使い方とフロー型の使い方です。
ストック型は予定表といったフォーマットを更新していくタイプで、フロー型は今回のように真っ白なところに書き込むタイプです。
両方あると非常に便利なのでやはり2～3枚は小さめのホワイトボードを常備して役割分担に対応できるようにおきたいものです。
壁に設置していればいつでも即席会議が実行可能です。
職場環境として即席会議からスピーディーに決定し、全体共有をしてどんどん実行していく。
かのあはまだまだやるべきこと、やれることがてんこ盛りなのでどんどん話し合って、どんどん実行していきます！
ボタン一つで裏面にできるホワイトボードと壁一面のホワイトボードに憧れています
