職場で保有している一つのメールアドレスにすべてのメールが届いており、メールを探すのに大きく時間を取られてしまうことに困惑したウラカタ職員スズキ。
メールを「予約用」「業務用」「個人用」の3つに分ける試みを行う。
返信を怠る、といったミスが大幅に軽減された。
かのあに来て様々な仕事が初めてのことで、日々仕事ができない自分に自信を失いくじけそうになりましたが、何とか食らいついて今日も元気に仕事をしています！
事務系や総務関係がいろいろと複雑になってしまっていて「ムズイなー」と思っていたのでいろいろと整理整頓をしてシンプルにしています。
その整理整頓をした一つがメールです。
かのあでは業務用の共有のメールアドレスがあり、そこにほとんどのメールが集まっていました。
予約のメール、決済のメール、仕事のメールなどなど。
メールは毎日たくさん届くので、返信しなきゃなーと思っていて、いったん違う仕事で時間を開けると返信するべきメールはどこに・・・返信をし忘れてしまうようなこともありました。
こいっぁ今思い出してもよだれが出てくる難敵だぜ
これは何とかしたいなーと思い、メールアドレスを分割運用をしてすっきりシンプルに運用していく改善を行いました！
もくじ
今回の内容
- メールアドレスを複数作成してそれぞれの役割を決める
- 一つのアプリでメールを管理
メールアドレスを複数作成してそれぞれの役割を決める
まずは、すべてのメールが集まっていたメインのアドレスを3つに分解することにしました。
- 予約管理のための「予約用」
- 仕事の連絡の「業務用」
- 個人的に進めている仕事のための「個人用」
の3つです。
使用しているメールはおなじみGmailです。 ↓
有料のメールアドレスを取得するのも一瞬検討しましたが、現在無料のメールアドレスでまったくもって問題なかったので無料で行くことにしました。
有料のメールアドレスは、信頼性が高かったり、セキュリティーが高かったり、大容量のデータ送信ができるサービスもあったりするようですが、基本的に無料のGmailで問題なく運用できています。
一つのアプリでメールを管理
複数のメールをいちいちそれぞれのGmailアカウントにログインをして管理をするのは大変です。
そこでかのあでは、複数のメールを同時に管理するアプリサンダーバードを使用しています！ ↓
こちらは元々かのあのパソコンに入っていたのでわたくしが探し当てたものではありませんが、使いやすくていいアプリですね。
しかも無料です。
サンダーバードは、一つのアプリを立ち上げたら紐づけしたメールアカウントをすべて同じ画面で一元管理することができます。
Gmailだけではなく、ほかのアドレスでも可能です。
メールアドレスを分割するために新規アカウントを作ったらサンダーバードにそれぞれ登録していきます。
紐づけする方法はしっかりとまとめてくれているのでご確認ください ↓
メールアカウントのパスワードがわからない、といった絶望的に地獄的めんどくさいこともありましたが何とかすべてを紐づけすることが完了し、運用を開始しました！
- メールの届く先を整理整頓して混乱を防ぐ
- 整理整頓したことで重要なメールが埋もれにくくなる
今回の結果
メールアドレスを整理整頓することで、メールを探す、という負担を軽減することができ、返信し忘れるということが少なくなった（ような、測ってはいません）感覚があります！
ごちゃごちゃだと脳みその負担が大きい。
予約のメールアドレスを開いていたら予約のこと以外考えなくてよくなりますし、仕事のメールアドレスを開いていたら仕事のこと以外考えなくてよくなります。
マルチタスクではなくシングルタスクしか人間できませんものね。
派手さはありませんが、今回のような改善を一つ一つ行うことで仕事の生産性を向上してよりよい仕事につながる職場環境構築のため、まだまだ改善していきます！
今回の学び
メールって気づいたらどんどん未読が増えていきますよね。
逐一必要のないものを削除していくようにしているのですが、それでもとてつもない量のメールが溜まっていきます。
あと、気づいたら登録されていて定期的に送られてくるメールもログインして配信停止の手続きを行っていますがなかなか終わりがない戦いです。
まだ検索機能があるので探すときにはそこそこ効率的に行えていますが、それでもメールは完全に便利だとはいいがたいツールです。
もっと簡単で楽なコミュニケーションツールがあるはずなのでこれからもしぶとく探し続けていきたいと思います！
地道に地道に一つずつ改善ね
