予約管理を担当するようになり、ひとしきりの仕事を覚えたところそれぞれのオンライン予約サイトに掲載されているツアーが統一されていないことを発見したウラカタ職員スズキ。
機会損失が発生している可能性があるとすべてのオンライン予約サイトの情報を統一する方向で動き出す。
作業はバチクソめんどくさかったが、今まで入ってきていなかったオンライン予約サイトからのツアー予約が入るようになり、一定数の成果を上げた。
かのあでは大きく2つの流入経路からカヌーツアーの予約が入ってきます。
一つは直接予約。
かのあの公式HP予約や当日飛び込み、事前来店、電話、FAXといった方法で直接かのあに予約をもらう経路です。
もう一つの経路がオンライン予約サイト。
かのあでは
- じゃらん
- アソビュー
- たびらい
- アクティビティジャパン
- 北海道体験
といったオンライン予約サイトに登録しています。
転職当初は、予約が入ったらそれぞれのオンライン予約サイトでの受け入れ手続きが違ったり、オンライン予約を台帳に統合に苦戦したりと悪戦苦闘しましたが、何とか一通り覚えて整理整頓を行いました。
そしてある日、気が付きました。
それぞれの予約サイトに載っているプラン情報が統一されていない。
もちろん公式HPにはすべてのプランがありますが、ほかのオンライン予約サイトには載せていないプランもあります。
確かにそれぞれのプランのページを作るのはそこそこ労力がかかりますが、機会損失が発生している可能性があるぞ！と思い、すべてのオンライン予約サイトの情報を統一する方向で改善しました！
めんどくさいけどね。でもスタジオジブリの宮崎駿さんだって 「大事な物は大抵めんどくさい」 って言ってるしめんどくささになんて負けないぞ！
もくじ
今回の内容
- プランの情報を整理整頓する
- それぞれのオンライン予約にプランを作る
- 予約カレンダーを管理する
プランの情報を整理整頓する
まずは情報の整理からです。
いくつかツアープランの中で決まり切っていない情報がありました。
- 乗ってもらうカヌーの選定のためにお客様の体重情報
- 定員は何人だ？
- 幼児は何歳から参加できる？
といったツアーに必要な情報をガイドから聞き取り＆喧々諤々（その情報は本当に必要？）の議論をして整理整頓して、情報を統一です！
それぞれのオンライン予約にプランを作る
情報が統一できたらあとはひたすらオンライン予約サイトでプランページを作成していくだけです！
ここで大問題。
HPなどで利用する写真があっちゃこっちゃ行っていて大苦戦です。
日ごろから整理整頓をしているか、していないかで仕事のスピードが大きく変わってきます。
また別の改善になりますが、お店のパソコンに共有フォルダを構築し、そこに写真フォルダを作って整理を進めています。
そんな課題を解決するためのフォルダ整理に関する記事はこちら ↓
＃030 何度もお願いされることは最短で！写真をクラウドに整理整頓してリンクを送るだけ♪
何とか写真を集めて、ページを構築し完成です！
プランページさえできてしまえば、あとはカレンダー管理をして、定員に達した枠は〆る作業を日常業務として行えっていけばOKです！
予約カレンダーを管理する
最初は一つ一つのサイトにアクセスし、予約の開ける、閉めるの作業を行っていました。
ページが５～６個あるということは、それぞれにカレンダーがあって同時に５～６個のカレンダーがあり、さらにツアープラン数だけ項目を管理することになります。
それはそれは大変だったのですが、ここにきて予約管理サイトのカレンダーを統一して管理することができるサイトコントローラーというサービスを発見しました！
実際に使ってみたところ、いちいちそれぞれのサイトにアクセスしていた時代に比べると作業負担は激減です！
サイトコントローラーに関する記事はこちら ↓
＃050 予約管理の作業負担を爆減！サイトコントローラーの「Actim」を導入してみた！
- 情報を整理、統一することで受付時の混乱を回避
- 予約サイトに来てくれた人にすべてのプラン情報を提供し、予約の最大化を目指す
今回の結果
すべてのプランをすべてのオンライン予約サイトにあげるのはバチクソめんどくさかったです。
が、夏季シーズンに今までオンライン予約サイトに上げていなかったプランの予約が入ることが何件もありました。
もしかしたら今まで取り逃していた予約かもしれないと思うと、バチクソめんどくさいことを乗り越えた甲斐があります！！
現在、冬季シーズンの更新に着手し、ようやく一通りのページ制作を終えました！
2020年冬からの改善として、期間限定で実施する氷濤体験ツアー（1/1～1/28）
や氷濤ナイトカヌー（1/28～2/23）
といった期間限定ツアーの情報も掲載してみました。
さてさて、予約件数ははたしてどうなるのか？
予約がたくさん入ってくれるといいなー！
今回の学び
めんどくさい、めんどくさい言っとりましたが、僕はガイドをして自然にお客様を案内することはできませんので、こういっためんどくさいことをやって、お客様とガイドを繋いでいく「つなぎ役」がわたくしの存在理由です。
ガイドは自然とお客様を繋ぐ、ウラカタ職員はお客様とガイドを繋ぐ、組織の役割分担です。
めんどくさいを乗り越えた先に、支笏湖に来て自然の中で遊んでくれる人が増える、自然を楽しんでいただくことで自然っていいね、と感じる人が増えてくれる、そういったことがわたくしにとって何よりうれしいことです。
有名なイソップ童話の3人のレンガ職人と一緒ですね。
「何って、見ればわかるだろう。レンガ積みに決まっているだろ。」
「俺はね、ここで大きな壁を作っているんだよ。これが俺の仕事でね。」
「俺たちは、歴史に残る偉大な大聖堂を造っているんだ！」
もとい「僕は世のため人のため自然のためにオンライン予約サイトを更新しているんだ！」
さぁて、まだまだできることがあるぞーーー！
やってるときはしんどくてゲロを吐きそうになりますが、やり切ったときには充実感でいっぱいですｗ
