＃016 オンライン予約でクレジットカード事前決済を可能に！

転職して支笏湖に来たのが忘れもしません2021年4月29日。

そう、ゴールデンウィーク初日です。

右も左もわからない、何一つ戦力にならない中でツアー受付のバタバタを見て若干引いた記憶があります。

「わたくしにできるのか？」

とりあえず仕事を覚えなければ話にならない！と必死に食らいつき、受付・会計をそつなくこなせるようになってから、「いや、受付の時バタバタしすぎじゃね？」と思うようになっていきました。

「こりゃ改善せねばー」と考え、前回記事にした荷物整理マニュアルを作成しました！　↓

＃008 伝達方法の変更！荷物整理カードでツアー前準備のバタバタを解消！

荷物整理マニュアルを作り終え、使ってみながらよい感触を得ながらも、よりスムーズにできるポイントはないかを考えました。

カヌーツアーの集合時間はツアー開始の10分前、と予約の段階でアナウンスしています。

早めに来てくれる人もいれば、集合時間を過ぎて出発ギリギリに飛び込んでくるお客さまもいらっしゃいます。

そんな中かのあでは

といった流れでツアーを実施しており、この中で、

• STEP.1　受付書の記入
• STEP.2　お会計

にそこそこ時間がとられてしまいます。

同じタイミングで受付書を書き始め、同じタイミングで会計をする、となると一組はお会計を待つ、といったことが発生していました。

どうしても一組のお会計には30秒～1分程度かかります。

たいした時間を待つわけではありませんが、それが同時に5組が被ったら大パニック案件です。

と課題意識を持っていたところ発見してしまいました。

使っている予約管理サイト（公式HP予約フォーム）にもオンライン予約サイト（じゃらんやアクティビティジャパン等）にもクレジットカード事前決済を設けることができる。

確認してみたところ、なぜかオンライン予約サイトの1つだけクレジットカード事前決済が可能な状態でした。

メインの予約管理サイトもそのほかのオンライン予約サイトも当日決済のみの設定です。

クレジットカード事前決済が可能な形にすることで、受付のバタバタを一定数解消できるのではないかと考え、お客様が予約の段階でクレジットカード事前決済を選択できる改善を行いました！

鈴木 悠太

使っているサービスを使い切れていないことってありますよね

今回の内容

• クレジットカード事前決済のメリット
• クレジットカード事前決済の設定
• クレジットカード事前決済の経理処理

クレジットカード事前決済のメリット

当日の受付をスムーズにするために導入を考えたクレジットカード事前決済。

クレジットカード事前決済によるかのあ・お客様のメリットを考えてみると

メリットを眺めてみると、お会計を事前決済で済ませておくことで、双方にとって事前にお会計を終えてしまっておくことでツアー当日はツアーに集中することができそうですね。

ではデメリットも眺めてみましょう。

デメリットというか、かのあとして手数料を支払うことがメリットを上回るかどうかが判断基準となりますかね。

結局、当日受付でクレジットカード決済をしたら手数料にしてみたらほぼ変わりません。

となると、事前決済をしてもらった方が当日の受付がスムーズになるので導入する以外ありません。

ということでガンガンクレジットカード事前決済をしてもらうために各種サイトを設定しました！

クレジットカード事前決済の設定

設定方法はサイトによって違うので、その都度調べ、わからなければサイト管理会社に確認の連絡を入れ、地道に一つずつクレジットカード事前決済が可能になる設定をしていきます。

特段難しいことはありませんでした。

正直、今までと違うことを始めると何かしらのトラブルは起こるだろうなーと思いつつ、実際にクレジットカード事前決済が使われ始めるまでしばらくドキドキしていたた記憶があります。

調べながら、各サイトによってクレジットカード事前決済の手数料のパーセンテージが違うことを発見し、一応理解しておいて損はない、と一覧表にまとめて管理します。

クレジットカード事前決済の経理処理

予約管理サイトとオンライン予約サイトでクレジットカード事前決済の設定が終わったら、続いてツアー当日のお会計をするエアレジの設定もいじくります。

ここで2つ、設定の選択肢がありました。

1. エアレジで事前決済の予約管理サイトとオンライン予約サイトを紐づけてお会計をする
2. エアレジでは事前決済とわかるようにだけしてお会計をする

ココにはまだ摩擦があって現時点でも悩んでいます。

もちろんベストはエアレジでお会計をするときに事前決済をしているサイトを同時に紐づけた決済をしておくのが理想的です。

が、クレジットカード事前決済ができるようになった予約管理サイトとオンライン予約サイトの合計は4サイト。

• 現金
• クレジットカード
• 事前決済（ウラカタ）
• 事前決済（じゃらん）
• 事前決済（アクティビティジャパン）
• 事前決済（アソビュー）
• Quickpay
• iD
• ペイペイ
• メルペイ
• etc.・・・

とエアレジで選択するべき項目が増えてしまします。

事前決済かどうか、どのサイトからの予約かどうかをしっかりミスなく把握しておかなければなりません。

お会計の時には予約管理サイトでその日の予約一覧を印刷してエアレジ前に置いたあります。

当日ミスなくお会計するために始めたときの改善はこちら　↓

＃029 お会計間違い無くすぞ！レジ前に予約一覧表を印刷して置いたりいろいろやってみた！

ですが、予約管理サイトではオンライン予約サイトでの事前決済をうまいこと表現する方法が見いだせていません。

メモ欄を利用したらうまいことできるかな～でもあまりメモ欄って見ないしミスりそうだなーと悩んでおります。

現時点では、夏季シーズンの繁忙期の受付のバタバタでミスなく決済ができるイメージが持てませんでした。

どのみち月次決算の段階で売掛金は確認して整理するので、現時点ではエアレジの段階では

• 現金
• クレジットカード
• 事前決済
• Quickpay
• iD
• ペイペイ
• メルペイ
• etc.・・・

とだけのシンプルな形にしています。

ツアー当日は当日決済なのか？事前決済なのか？に絞った部分を明確にし判断をシンプルにしておく作戦です。

紐づけ作業は翌日に毎日経理ルーティーンの段階でわたくしがゆっくりと判断することにしています。

経理の毎日経理ルーティーンに関する記事はこちら　↓

＃036 【もう嫌だ】毎日レシートと格闘中！経理処理のルーティーンを探せ！

ゆくゆくはエアレジの段階でミスなく、予約管理サイトとオンライン予約サイトと事前決済がリンクしたお会計ができるようにオペレーションが整理できたら変更していきたいと思います。

今回の結果

もちろんすべてのお客様がクレジットカード事前決済を選択してくれるわけではありませんが、感覚値でおよそ2～3割のお客様がクレジットカード事前決済を選択してくれているように感じています。

たまたま同じ組のお客様が全員クレジットカード事前決済を選択してくれていて「ラッキー！」と謎の当たりを引いた感を得ることができるという副産物もありましたｗ

まじめな副産物としてノーショーと呼ばれる、ホテルや飲食店と同様にアウトドア業界でも困ってしまう無断キャンセル問題が存在します。

今年度はわたくし自身は一度もお目にかかっていませんが、そういった対策の一環としてクレジットカード事前決済は有効に機能します。

また、お会計を間違えたくない、というプレッシャーからも解放されることで受付の重圧がある程度解消できました。

人間だから間違うことがあるけれども、間違えないシステムを構築できるのに越したことはありません。

ミスの根本はヒューマンエラーではなく、システムエラーだと考えるようにしてシステムを改善し、無駄なプレッシャーのない職場環境を実現していきたいと思います。

今回の学び

今の時代サービスやデバイスが便利になりすぎて使いこなせていない問題、はいたるところに存在しているように感じています。

身近な例として便利なスマートフォンもその潜在能力を使い切れている人はごくごく一部なのではないでしょうか？

わたくしもスマホはSNSをチラッと見て、YouTubeを見て、多少チャットをして、ぐらいしか実際には使っていません。

最新のスマートフォンである必要性が全くないですね。

新しいサービスやデバイスの使い方を学ぶ、というのはある程度エネルギーが必要なことなのでついつい後回しにして結果忘れ去られがちです。

でも、そこで知ることを辞めてしまうとどんどん便利になっていく社会から置いて行かれてしまいます。

もちろん生産性の奴隷になってしまうと無機質な人生（完全に片足を突っ込んでいるわたくしがいますｗ）になってしまうかもしれませんが、便利なサービスやデバイスは使いこなして、楽をしながら人間にしかできないことに時間を費やす人生が有意義なのではないかなーと個人的に思っています。

ルーティンのような単純作業はどんどん機械の力を借りて楽をしましょう！

鈴木 悠太

一度設定してしまえば末永く楽になるタイプのことは優先的に取り組みたいですね！