現役選手として稼働していたFAXに翻弄されるウラカタ職員スズキ。
手間も多く、ミスの原因にもなるFAXの廃止に向かって動き出す。
相手があることなので一つ一つを着実に交渉し、メールその他のコミュニケーションツールに変更してもらい手間を大きく減らすことに成功する。
いくつか課題も残っているが着実に作業量を減らしていくことに繋がっている。
かのあではFAXが現役で動いていました。
内容としては予約に関してのものがほぼすべてです。
現役で動いているFAXの内容としては下記の2点
- 近所の連携ホテルからの連携プランの予約情報
- 旅行会社からの予約状況速報
がFAXで届いていました。
届いたFAXを手書きで台帳に転写し、予約管理サイトに情報を入力し、手書きメモと一緒に保管する、となかなか複雑な手続きを行っていました。
最初は「ミスをしないようにしなければ！」必死で覚えたのですが
- FAXの情報が台帳に転写されていなかった
- だれがキャンセルの連絡を受けたかわからなくなった
- わざわざ再度連絡をしてキャンセルかどうかを確認しなければならなくなった
といった非効率な作業が発生しているのを確認。
電話、FAX、メール、予約フォームと、予約の入り口があまりにも多くなりすぎた結果です。
これだけ複雑ではミスは無くならないと考え、複雑な構造を根本的にシンプルに改善することにしました。
現時点ではすべてのFAX廃止を実現できていませんが近々廃止が決定しました！
もくじ
今回の内容
- デメリットの多いFAX
- FAX予約を公式HPの予約フォームに変更してもらう
- 旅行会社の予約速報をメールに変更してもらう
デメリットの多いFAX
FAXのダメなところを整理してみましょう。
- かすれて見えないことがある
- 検索性がない
- Faxを送るときに番号を入力するといった送信の手間
- インク代、契約のコスト
といったことがありそうです。
メールが完全に上位互換ですね。
なぜ令和の今の時代にFAXを送り続けているのか理解に苦しみます。
FAXが現代まで生き残っているからには何か理由があるのか・・・？と考えましたが、一度覚えたことを変えたくない人が一定数いるだけなんじゃないか？と結論しました。
FAXを辞めてメールにしてしまっただけで明らかに生産性が上がりますから速攻で移行したいところです。
ただしここが難しいところで、わたくしが「FAXを止めた」宣言をしたところで相手から送られ続けてしまっては永遠にやめることができません。
一つ一つ別のコミュニケーションツールに移行できないかこちらで考え、提案することにしました。
FAX予約を公式HPの予約フォームに変更してもらう
さて、どこからスタートしようか？と考えたところ、連携プランを作ってくれているホテルにお願いするところからスタートしました。
FAXで予約を受ける必然性が特段ありません。
近所のホテルからの連携プランの予約情報の流れをおさらいしてみると
けっこう手間と時間が取られてしまう方法をとっていました。
これは双方にとってよろしくありません。
もっと抜群にシンプルにするべきです。
改善するべきポイントを整理してみると
【ホテル側からかのあの予約状況が見えない】
【予約をするためだけの手法】
【予約を承知した旨を伝えるだけの手法】
上記の課題を考えていくと、一般のお客様からツアーの予約をもらうときに利用している公式HPの予約フォームがすべての工程を簡素化するのに適していることに気が付きました。
そこで、かのあの予約フォームにホテルにお客様情報を代理入力してもらう形で予約してもらえるかお願いしました。
すると
→【ホテルから電話で「予約が空いてますかね？」といった確認】が無くなる
→【ツアー予約のFAXが届く】が無くなる
→【「予約承知しました」とFAXを送り返す】が無くなる
これで万事解決です。
お願いしたところ連携ホテルに快諾していただき、連携プランのFAX予約は根絶することができました。
これで一般のお客様の予約と同じように予約が入ったら、スケジュール的に、リソース的に問題なしであれば予約を完了し、お客様情報をラインワークスのカレンダーに転写して完了です。
連携プランだということが後々わかるように、当日はホテルでチケットカードを渡してもらい、かのあでそのチケットカードを受け取って経理処理するようになっています。
ここは別に改善する必要性もそこまでないかなー、とそのままアナログチケットカード戦法を継続中です。
今思いつきましたが、後日清算よりもっと手間のないやり方もありそうですね。
ホテルのクレジットカードで決済してもらい、手数料を引いた分を・・・少し難しそうですね。
清算方法に関しては、もう少し検討してみることにします。
旅行会社の予約速報をメールに変更してもらう
もう一つが強敵でした。
老舗旅行会社が予約情報速報がいまだにFAXのままです。
さらにツアーの予約に関してもFAXで送られてくるという・・・難敵です。
何度もメールで予約速報を通知してもらえないかお願いしたのですが、どうやらシステム自体を昔々に作り上げ、それがFAXで組まれているらしく、わたくしに何を言われてもいかんともしがたいようで担当者さんもお困りの様子でした。
もう、こいつはどうしようもないか…と半ばあきらめていたのですが、つい先日老舗旅行会社より「2022年1月よりメールで予約情報速報を報告いたします」との連絡がありました！
そして、旅行会社からくるツアー予約に関してもFAXを廃止して、よりスムーズな形にする最適解を見つけることができました！
問題を突き止め改善した涙ぐましい努力はこちら ↓
＃051 旅行会社とのやり取りをスリム化！予約カレンダーを確認してもらい一発予約！！
これでついにFAX予約をすべて根絶することができました！
連携ホテルにかのあの予約フォームから直接予約を受けるのと同じように旅行会社にもかのあの予約フォームから団体予約を入れてもらうことはできないか？と考えています。
つい先日、来シーズンの団体予約に関して旅行会社とやり取りをしたのですが、手続きがあまりにも煩雑でした。
「あぁこの日程だとほかの団体予約と被っているからこの日だけ時間をずらして・・・」「この時間だと2枠使ってしまうから時間をずらしてもらって・・・」といったやり取りが山のようにあり正直、正確に予約管理ができているか自信がありません。
旅行会社の予約すら予約フォームから入力してもらえないか整理中です。
時間設定と予約枠さえ整理しておけば予約が空いている場所には旅行会社自身で空きを確認して予約してもらうことができそうです。
現在は
- 旅行会社からFAX（一部メール）で空いているか確認
- →かのあから予約が空いているor日程調整が必要をFax（一部メール）で返信
- →なんやかんや調整
- →予約完了
と煩雑なやり取りしていたもの（だいぶんメールにしてくれ始めています）を
- 旅行会社が予約フォームで空きを確認して入力
- →かのあで予約完了手続きをして予約完了
にできるのではないかと思っています。
来シーズンの団体旅行の予約はあらかた終わってしまいましたが、本日も別の旅行会社から問い合わせがあったので至急予約フォームの整理を行い、残りの団体予約は予約フォーム一本にできないか改善してみようと思います。
- 作業時間の削減
- 記録が残り、誰が対応した、どのようなやり取りがあったか、を確認できるように
今回の結果
長い戦いでした。
ようやく来年になるとFAXを定期的に送ってくる旅行会社もなくなり、FAXを廃止することができます。
いまだにホテルからキャンセルを電話で行ってくる場合もあり「記録が残りません！メールでお願いします！」と必死にお願いしています。
本当は電話も廃止したいぐらいの勢いですが、さすがに必要なのでとりあえずFAXを討ち取って満足しようと思います。
メールも便利ではあるけれども、より便利なチャットなどに移行していきたい気持ちもありますが、また予約の入り口を増やすことで混乱を招いてしまう可能性もあるので慎重に進めていきたいと思います。
今回の学び
便利になっているこの時代に変化することを拒むことで業務を簡単でミスなく楽にすることができるという方法はたくさんあります。
時間は有限なので積極的に生産性を高めることにつながるコミュニケーションツールを利用していきたいものです。
そのためにも時代遅れになったコミュニケーションツールは早々に廃止して、常に情報をキャッチアップしながら、さまざまな方法を駆使して生産性を上げていきたいと思います！
最近はFaxとハンコに敵対意識を持っています。あと手書きの強要と郵送の強要ですね
