大忙しの夏を乗り越え、イベントの秋を迎えた段階で、申し込みを電話とメールで受付ようとしていたことを発見したウラカタ職員スズキ。
無料で便利なオンラインサービスがあるはずだと調べ上げ、グーグルフォームでイベントの申込を付けつけることにする。
さらにイベント当日に現金でのお会計を無くするために、事前にオンラインショップの「BASE」を利用した事前決済も実現した。
受付とお会計をオンラインにしたことで、イベント当日は内容に集中することができる環境に改善することに成功した！
何とも忙しい夏を過ごしました。
転職してから仕事に慣れるのに必死で、慣れたと思ったらウォーターアクティビティのハイシーズンに突入し、訳も分からずたくさんの人をご案内する日々。
ハイシーズンが終わった秋口ぐらいからは「イベントだ！」とゴリゴリに動き回るイケイケかのあです。
イベントの募集をするときに、申し込みはどうしているんだろう？と思っていたところ、電話やメールでの申し込みで受け入れる（だったような）形になりかけていました。
そりゃ大変だ！と思い、事前に必要な情報を整理して、集まった情報が一覧になる便利な「グーグルフォーム」を導入することにしました。
また、イベントとなると支笏湖にあるかのあ店舗から遠くの場所で受付を行うことが多いことから、エアレジを使ってクレジットカード決済を行うことができません。
そうなると決済は現地決済の現金払いのみになってしまいます。
お客様に大金を持ち歩いてもらう、感染症対策の観点からもあまり現金決済はイケてないと考え、何とかイベントも事前決済が可能な形にできないかと考えました。
そして思いついたのが、パドル販売などで利用している無料ネットショッププラットフォームの「BASE」を利用してクレジットカードで事前決済が可能な仕組みに改善してみました！
便利なツールに便利なツールを掛け合わせた力技ですｗ
もくじ
今回の内容
- まずはイベント情報の整理
- グーグルフォームでイベント予約を受付
- BASEでイベントチケットを販売
- グーグルフォームからBASEにリンクで飛ばして決済
まずはイベント情報の整理
まずは予約をもらう前に、必要な情報を整理します。
野外活動なので万が一のことを考え、保険適応のために最低限
- 名前
- 年齢
- 住所
といった情報は最低限必ず収集しておく必要があります。
そのほかには
- 飲食の提供をする場合のアレルギーの有無
- アナフィラキシー対策のために過去にスズメバチに刺された経験の有無
- 当日緊急時に連絡のつく電話番号
- 事前に連絡をするためのメールアドレス
なども必要です。
そして、イベントの概要と合わせてグーグルフォームを作成していきます。
収集するべき情報の整理が終わったら続いて申し込みフォームの作成に移ります。
グーグルフォームでイベント予約を受付
フォームのサービスがたくさんありますが、わたくしが過去に参加したイベントなどでも使われていて、調べたところ無料で過不足のない機能だということでグーグルフォームを利用することにしました！
グーグルフォームの作成はこちらから ↓
作り方はいたって簡単なのですがググってこういう記事を参考にすればどなたでも簡単に作ることができます！
参考はこちら ↓
イベントごとに申し込みフォームを作成し、管理します。
次年度同様のイベントを組む時はコピー＆ペーストで再構築することも可能なのでとても便利です。
この記事を書き終えてからトラブルが発生しました。
「イベントの募集をしたけど、今回は申し込み無かったなー」と思っていたところ、直前になってチラッと確認すると申し込みが入っているではありませんか！
何とかイベントは無事に終えることができましたが、ヒヤヒヤものです。
気づいていなかった原因は、申し込みがあったときにメール通知が届く設定を怠っていたことでした。
フォーム →回答 →【 ⋮ 】を選択 →新しい回答についてのメール通知を受け取る
にチェックを入れなければいけません。
デフォルトで通知が来ると勘違いしていました。
毎回グーグルフォームを使って募集するときは必ず確認しなければいけないポイントです。
これで申し込みをある程度自動化することができました。
続いてオンライン決済の実現に取り組みます！
BASEでイベントチケットを販売
オンライン決済は、普段はパドルを販売しているかのあのオンラインショップを出店している「BASE」を利用することにしました！
かのあのオンラインショップはこちら ↓
BASEの商品作成もごくごく簡単です！
- 商品名
- 画像
- 商品説明（イベント概要）
- 価格
- 税率
- 在庫（定員）
- 送料（少し複雑なので後記します）
を入力すればすぐに販売を開始することができます。
もちろん最初はオンラインショップとして登録しなければいけないのでお店としての情報を入力する必要がありますが、一度ページを作ってしまえばあとは商品作成をするだけなので簡単です。
5分もあれば商品ページ自体は作成することができてすぐに販売することができます！
BASEは基本的に物を販売するためのプラットフォームです。
ですのでイベントチケットのような使い方は推奨されていません。
が、ダメか？というと調べた限り問題はありませんでした。
ただ一点、送ったという事実が必要なのでイベント参加チケットを物理的に送り追跡番号をBASEに入力する必要があります。
そこで、イベントチケットを印刷して、郵政のクリックポストで送ることにしました。
クリックポストが追跡番号が取得できる最安値で198円です。
イベントチケットもできる限りステキにしたいなーとポストカードの在庫がたくさんあったので、イベントチケットとしてポストカードにイベント名などを印刷して、イベントが終わったら部屋にも飾れる一石二鳥のイベントチケットを制作しました！
グーグルフォームからBASEにリンクで飛ばして決済
グーグルフォームとBASEのページがそれぞれできたらグーグルフォームの中にBASEのリンクを張って、購入してもらえばいっちょ出来上がりです！！
- 予約情報の統一
- 事前決済でお会計負担の軽減とお客様ファーストの実現
今回の結果
事前にフォームの作成とBASEの作成で多少の時間が必要ですが、電話やメールでの申し込みに比べればはるかに業務負担が軽い形で問題なく運用することができました。
グーグルフォームで集まった情報はグーグルスプレッドシートに変換することができ、それを印刷すればイベント当日に使う受付表を瞬時に作成することもできます。
加えて、事前にクレジットカード決済が可能な形にしたので参加してくれるお客様の負担も当日受付をするスタッフのお会計の負担も軽減できました。
BASEは決済手数料が6.6％＋40円＋198円（送料）が発生しますが、決済の手間（お金数え）を考えると事前に決済しておいて当日はお金のことは一切考えず、イベントに集中するメリットのほうが勝っていると考えます。
今回の学び
現代は便利なオンラインツールが無料で利用することができます。
こういったツールが出てくる前は、大変だったろうなーと思いながら、いまだにその大変な作業をしている人がどこかにいると思うと、みなさんに早く「こういう便利なのあるよーどんどん使おうよー」と普及したくなります。
知らないだけで大変な思いをしているかと思うととてももったいないです。
すべての人にとって時間は有限ですので機械ができることは積極的に機械に任せて、人間にしかできないことをやりましょう。
この記事を書きながら思ったのですが、普段の予約を受け付けている予約受付サイトでイベント申し込みを受け付けても同じような結果だったかなーとも思うので、どちらが楽で正確かを比較検討して、来年度のイベント予約受付をやってみたいと考えています。
もう何度言っているのか、機械に任せて人間にしかできないことをしよう。結構本心なんだと思いますね
