各種請求の際に発行する領収書がぐちゃぐちゃだったのを発見したウラカタ職員スズキ。
テンプレートを統一し整理整頓を決意する。
加えてなる（ガイドスタッフ）がマクロを組むことができることを知り、さっそく定期的にある程度の情報量を入力するタイプの請求書に関してはマクロを組み込んだ請求書のテンプレートを作成してもらう。
結果、請求書を作成する作業時間を大幅に削減することに成功した。
請求書は頭を悩ませた業務の一つでした。
テンプレートが統一されていなかったですし、データもあっちゃこっちゃに行って訳が分からない状態でした。
整理整頓したいなーと思い、あーだこーだやっていたのですが、今までエクセルをまともに使ってきたことがなかったので、どうしたら楽できるかなーといろいろと思い悩んでいました。
そんな中ある日、なる（ガイドスタッフ）がエクセルでマクロを組むことができることが判明しました！
正直いまだにマクロが何かは大雑把にしか把握していませんが、とてつもなく便利です。
エクセルでマクロを組むのをお願いし、ルーティン請求書の発行がおよそ半分程度の時間に短縮されました！
まったくもってわたくしの仕事ではございませんが、機械の力を活用するとこういったことになるのかーという改善の回です。
機械って便利だよね、とごく当たり前の感想をもちました！
もくじ
今回の内容
- 請求書のテンプレートを制作する
- 請求書のテンプレートにマクロを組む
- 請求書データを整理整頓して保存
請求書のテンプレートを制作する
まずはいくつもバージョンがあった請求書を一つのテンプレートに集約です。
こちらのやることはシンプルで、一つのフォーマットに統一すればいいだけです。
ググれば請求書のテンプレートなどいくらでも落ちている時代です。
サクッとダウンロードして自分の組織用にカスタマイズしてみました。
請求書の必要事項としては
- 請求書作成者の氏名もしくは名称（法人名など）
- 取引年月日
- 取引内容
- 取引金額（税込で記載）
- 取引先の氏名もしくは名称（法人名など）
が最低限必要な事項です。
そのほかに
- 請求書発行日
- 請求者の会社名・電話番号・住所・捺印
- 合計請求額
- 商品・サービス名（数量・単価・小計・消費税など）
- 振り込み先
- 支払い（入金）期限
といった情報も入れたテンプレートを作成しました。
あとはその都度相手先と金額、日にちを入力してPDFにしたデータをメールで送れば終了です。
なぜかたまに原本を送ってくれと言われ、わざわざ印刷をしてしぶしぶ送っていますがなぜなんでしょう？
切手代を支払ってまで原本で送る理由ってあるんですかね？
理解ができません。
日にちはTODAY（トゥデイ）関数を使えば入力する必要すらなく自動的に入力されます。
関数からTODAY（トゥデイ）関数を見つけ出し、「=TODAY（）」と入力するだけです。
「=TODAY（）-2」とか「=TODAY（）+2」とかにしたら指定した日付が自動入力させます。
小さな事かもしれませんが、こういった改善の積み重ねが作業のスピードを決定していきます。
関数はオートSUM関数とこのTODAY（トゥデイ）関数ぐらいしか理解していませんが、ルーティーンでエクセルデータを入力する業務がある場合は、何かしら便利な機能を導入したら生産性が爆上がりする可能性があるので、ググることをおススメします。
請求書のテンプレートにマクロを組む
こいつが革命でした。
毎月定期的に請求書を送る、しかも結構入力項目が多い相手がいます。
ポチポチ入力して請求書を作成し、間違っていないか確認をしていたのですが、なる（ガイドスタッフ）が「マクロ組んだら楽っすよ！おれマクロ組めるっすよ！」とのことで内心『マクロってなんだ？』と思いながら、お願いしたところマクロ・・・すごかったです。
マクロはコンピューターの操作を自動化する機能のようです。
「ふむふむ」と理解した風を装い、こういった感じで作ってーとお願いし、出来上がったものを使ってみたらぶったまげました。
入力するべき事項をポチポチ入力し終えてボタンをポチっと押すと、ズバババーと自動的に金額などが計算された請求書が完成するではありませんか！
あとはそのデータをPDFにしてメールで送ってハイ終了です！
請求書データを整理整頓して保存
発行した請求書データは共有フォルダに請求書フォルダを制作し
- 相手方
- 発行日
- 金額
をタイトルにして保存しています。
これでいつでも過去の請求書に最短でアクセスすることができ、同じ相手に今月分の請求書を作成するときもコピればすぐに作ることができます。
発行して終わりではありません。
整理整頓してようやく請求書作成の業務は終了です。
- 作業時間の短縮
- 数字のようなシンプルなことは正確性が人間より高い機械に作業を任せる
- データを整理整頓して探す時間を短縮する
今回の結果
だせーおじさん感がプンプン自分から出ていることを理解しながら、最初に作ったマクロを組んだテンプレートで作った請求書の金額が合っているか念のため電卓で確認したところ何一つ間違っていません。
わたしはマクロを組んだテンプレートで作った請求書を全面的に信用することにします。
むしろ自分でエクセルでポチポチしたほうが間違いが発生しますね。
機械って単純作業を任せるのに最高です。
これにより請求書作成作業が半分程度の時間に短縮されました。
もちろんテンプレと以前作成した請求書データを整理整頓して保存することで、同じ相手に対して別の請求書を作成する時間もコピって内容を少しいじくればOKで、時間を短縮することができます。
今回の学び
この手のルーティン作業こそ時間短縮をするために機械の力をどんどん活用していきたい分野ですね！
正直エクセルのことを学ぶ機会は全くありませんでした。
前職で必要があった学会発表をするときにプレゼンに差し込むグラフを作る程度の知識しかありません。
エクセルは表計算ソフトなのでその真価を発揮できる知識を持っていないと、こういった単純作業に時間を大幅に持っていかれてしまい、本来やるべき仕事を行う時間の確保ができません。
学ぶの大変そうだなーと敬遠してきましたが、生産性を上げる知識は必要性の高い順でどんどん学習していこうと思うきっかけとなりました。
さすがにマクロを自分で組むレベルになるか？と言われたら何とも言えませんが、得意のググり力でなんとか最低ラインまでは押さえたいなーと思う今日この頃です。
便利なものはあらかた出揃っているから、それを使いこなせるかどうかで人生が大きく変わりそうね
