仕事で使うノートパソコンのデスクトップの半分を埋め尽くしているファイルを見て絶望したウラカタ職員スズキ。
事務作業用のデスクトップパソコンと共有フォルダの導入のタイミングでフォルダ整理のルールを導入する。
定期的にスズキパトロールでデータを削除しつつ、ルールを守るようにスタッフにお願いしてある程度のデータの秩序を作り上げることができた。
まだまだ納得のいく状態にはなっていないが、これからもコツコツ整理を進めていこうと考えている。
わたくしがかのあに来た時には作業用のノートパソコンが一台ありました。
そのパソコンのデスクトップを見たときに驚愕したのを昨日のように思い出します。
デスクトップを半分程度埋め尽くしているファイルの数々。
震えあがりました。
わたくしの個人ノートパソコンと対極のデスクトップです。
基本的にわたくしはデスクトップに何も置かないor置いたとしても最小限のもの+タイムリーに取り組んでいるものだけにしています。
なぜそんなことをやっているのか？
当然、仕事を最短で進めるために探すという時間を削減するためです。
１日の中にフォルダやデータを探す、というのに5分費やしていればあれば一か月25日働いたとして125分、一年で1,500分＝25時間も探し物に時間を費やさなければなりません。
わたくしの人生にそんな余裕はありません。
最短で突き進みたい。
なる（ガイドスタッフ）がネットワーク関係の知識があり（すごい！）、職場に共有フォルダを作ってくれたので、これを機に共有フォルダにルールを作り、探し物に時間をかけないで仕事を行える環境に改善・・・しています。
まだまだ終わっていません！気を抜くとすぐにあふれ出てしまうデータの数々・・・
もくじ
今回の内容
- 共有フォルダを作る
- 共有フォルダに番号を振る
- 保存ファイル名にルールを作る
- 定期的に整理整頓をかける
共有フォルダをつくる
幸いにも事務仕事用にデスクトップパソコンを支給してもらうことができ、ツルンツルンの0ベース状態からスタートをすることができました。
そして新設される共有フォルダ。
すべては０からのスタートとなりました。
ありがたい。
ネットワークでの共有フォルダの作り方に関しは、わたくしは一切関与していませんので全くわかりません。
ありがとう、なる。
0スタートで動き出したからこそ、最初からそれっぽい感じで構築することができそうです！
共有フォルダに番号を振る
先手必勝です。
さっそくツルンツルンの共有フォルダにデータを収納するフォルダを作ってしまいます。
フォルダのタイトルを
- 01 ○○
- 02 ○○
といった具合に数字で順序を決定させてしまいます。
これで順番がぐちゃぐちゃになることがありません。
たまに浮き出させてわかりやすく置きたいタイムリーに使うフォルダは「☆」や「＠」を使うと一番上に配置させることができます。
- ☆ ○○
- 01 ○○
- 02 ○○
転職したてで、いろいろと覚えなけばいけないタイミングだったので大荒で作りましたが何とか現在も機能しています。
まだ使い勝手がいいかどうかまで詳細を詰めることができていませんがとりあえずこれでぐちゃぐちゃになる可能性が減りました。
あとはシンプルに「頼む、このルールで使ってくれ」とスタッフみんなにお願いするだけです。
保存ファイル名にルールを作る
もちろんフォルダを振り分けただけでは、データがぐちゃぐちゃになってしまいます。
そこでわたくしはデータ名を「【日付】【キーワード】」にしています。
基本的には時系列に沿って並んでもらっていたほうがいつの何だったかを思い出せばだいたいの場所のイメージが付くのでデータ名をこのルールで保存しています。
電子データの領収書に関しては「 【日付】【相手方】【金額】 」で保存しています。
噂で2022年から電子データで送られてきた領収書を印刷して紙として保存するのがダメになると聞いたのでこういったルールで保存するようにしました。
どうやら2022年以降も紙での保存でも大丈夫なままになるようですが、検索性があるほうがもし探す必要性が出たときにどう考えても便利なのでデータで保存し続けようと思います。
こう言った形でデータの保存をするときのルールを導入することで、基本的にはどこにデータがあるかを誰が見ても見つけることができるようになります。
定期的に整理整頓をかける
それでもすぐぐちゃぐちゃになってしまうのがデータの恐ろしいところ。
そうなって手に負えなくなる前に、鈴木パトロールをしてあるべきところに保存されていないデータを移動させます。
移動させる前には、削除する、という選択肢が第１選択肢として考え、必要なさそうなものはどんどん削除しています。
データってそこまでサイズが大きいものでなければ保存領域を気にする必要もないので「もしかしたらまた使うかもしれないから」と残してしまいがちです。
ただ、過去を振り返っても再度そのデータを使う機会ってほぼないじゃないですか。
消してしまってまた作る、ことがないように再利用するものは当然残しますが、その可能性が低いと思われるものは容赦なく消し去ってしまいます。
家の中の整理整頓と同じですね。
捨てないと物がどんどん増えて、その物を収納する棚がどんどん増える、棚からあふれたからさらに棚を追加する、といった負のスパイラルが往々にして発生します。
棚を買う前にまずは物を捨てましょう。
物のために大きな部屋で暮らすことが好きならそれでいいのでしょうけど、わたくしは物は極力少なくシンプルに生きたいのでガンガン捨ててます。
必要になったらまた買えばいいのです。
データも同じで、消してしまったけどまた必要になれば最悪作ればいいんです。
それよりも必要なデータしかない状態で生産性を爆上げして仕事に邁進するほうがよっぽど気持ち良く仕事をして成果を生み出せそうです。
- データを順序だてて保存し、データを探す時間を最小にして生産性を上げる
- 定期的にデータを削除して、データを探す時間を最小にして生産性を上げる
- 視界に余計な情報を入らないようにして判断の回数を減らす
今回の結果
正直まだ納得できていません。
まだまだ必要のないデータやファイルが山のようにあります。
それでも本日「こういった写真が欲しい」とリクエストのメールが飛んできたのですが、速攻でフォルダを開き、オンラインストレージにアップしてものの5分程度で返信することができるようになりました。
以前なら「写真はどこだ？」とあちこちを探し回る必要がありました。
写真に関してはさらにレベルアップしてグーグルフォトに格納し、要望があったらリンクを送るだけに進化させました。
その時の記事はこちら ↓
＃030 何度もお願いされることは最短で！写真をクラウドに整理整頓してリンクを送るだけ♪
同様に電子申請で書類関係のスキャンデータを求められることがありますが、そちらも一度スキャンしてしまい、整理整頓してフォルダに保存しているので速攻で送ることができます。
郵送で送ってくれ、と言われたとしても（お願いです、電子データでやり取りさせてください。）印刷をすれば即封筒に突っ込むことができるのでいちいちコピーする必要もありません。
あらかたどのような要求が飛んできたとしても瞬時に対応することができるようになりました。
今回の学び
お願いごとの球を投げられたときは、残念ながらわたくしはお願いされたことを覚えておく脳みそを持ち合わせていないので瞬時に返信してしまい、球を手元に置かないようにしています。
空っぽにしておくことができると急に対応しなければいけなくなった案件にもすぐに手を付けることができます。
そして時間があれば、やらなければいけないけど放置していたことを一つでも片付けることができます。
スキャンしておく、整理整頓しておくといったことは、めんどくさい作業ですが仕事の生産性に直結するものなのでいち早く片付けておきたいものですね。
ぼちぼち冬前でツアーも落ち着きまくっているので、気合を入れて整理整頓をする日も近い気がしています。
あ、年末も近いので大掃除してすべてをクリアにしてやりたい衝動が・・・
