PDFは編集できなくて不便だなーと思っていたウラカタ職員スズキ。
しかし、無料のアプリAdobe Acrobat Readerにも署名やテキスト、修正依頼であればできる機能があることを見つけガンガン利用し生産性を上げていく。
さらに有料のアプリAdobe Acrobat Pro DCが職場のパソコンに導入され、さらに生産性がアップ。
PDFの編集には有料のアプリだけではなく、無料の編集アプリもあることからどの職場でもPDFの編集が可能なのでどんどん導入するべきである。
ビジネス文章をやり取りするときにはPDFを利用する機会が多いですね。
ワードやエクセルだと相手がマイクロソフトオフィスアプリを持っていない（かくいうわたくしも自分のノートパソコンにはマイクロソフトオフィスは入っていません、もっぱらグーグルドキュメントやスプレッドシート派です）可能性もあるので、無料で利用できるAdobe Acrobat Readerで誰でも見ることができるようにPDFで送るのがビジネスマナーです。
記憶にございませんが、おそらく誰かに教えてもらったのでしょう、わたくしも御多分にもれずPDFでビジネス文章を送っております。
が、PDFは編集することができないと思っている人が多いのではないでしょうか。
わたくしもPDFは編集することができないので、力技でPDFをJPEGに変換し、パワーポイントに張り付けて、テキストを強引に差し込むするということをやっていた時代もありました。
今となってはいい思い出です
が、最近は総務の仕事として外部と文書のやり取りをしたり旅行会社と契約書のやり取りをするような機会が多い状況です。
そんな中で、PDFとの向き合い方が変わってきました。
なるほど、生産性とはこういう風に上がっていくんだな、と実感しておりますので改善といいますか、生産性爆上げの便利なアプリ紹介です！
こうやって楽ができるものはどんどん使い倒しましょう
もくじ
今回の内容
- PDFとは？
- 無料のAdobe Acrobat Readerを使いこなせ！
- 有料のAdobe Acrobat Pro DCを使いこなせ！
PDFとは？
PDFは、「Portable Document Format」の略で、データを実際に紙に印刷したときの状態を、そのまま保存することができるファイル形式です。
どんな環境のパソコンで開いても、同じように見ることができる、「電子的な紙」なんですね。
そのために請求書や一般的な契約書、マニュアルといったものはPDFでやり取りを行うんですね。
ガチンコの契約書であればタイムスタンプ（いつ発行したよーというのを証明するもの）を押す必要があったりするので大きな投資が必要かもしれませんが、一般的なやり取りをする程度であれば無料または少額の投資で問題ありません。
不便だな～と思ったタイミングでググってみると、大概無料使える便利なものが落ちていることが多いです。
不便は放置しないでどんどん無料で使える便利なツールを使って改善していきましょう！
無料のAdobe Acrobat Readerを使いこなせ！
とりあえずPDFを見ることができなければ何も始まりません。
とりあえずパソコンにAdobe Acrobat Readerは入れましょう。
Adobe Acrobat Readerのダウンロードはこちら ↓
こいつがいることでPDFを見ることができるようになります。
ここがスタートラインですね。
そしてAdobe Acrobat Readerは見ることができるだけではありません。
無料版なのでいろいろと制限がかかっていますが、便利な機能として「署名」があります。
署名には「署名を追加」と「イニシャルを追加」の2つがあります
わたくしはここにお店の角印をスキャンした画像データを登録しました。
ついでに手書きで紙に自分の名前を書いてそれをスキャンして画像データにしたものも登録しました。
別にタイピングで名前を入れてもよかったのですが、デジタルデータで送られてきたもので納得してくれない企業も存在するかもしれないと予防線として、手書き感を残しております。
手書きだからOKになったような事例はわかりませんがとりあえずそうしています。
めんどくさいですがスキャンして登録さえしてしまえばそれ以降はポンポン押すだけなので乗り越えましょう。
そのほかにテキストを挿入したり、✖や✔、―といったものも挿入することができるので、簡単な修正依頼であったりした場合は無料のAdobe Acrobat Readerで大まかやり取りはできてしまいますね！
それでもダメな場面があります。
そんな時は有料のAdobe Acrobat Pro DCに手を出してみましょう！
有料のAdobe Acrobat Pro DCを使いこなせ！
こいつは僕は今年になってから使うようになったアプリですが大変便利です。
お店のパソコンは有料のアカウントを購入しているので利用することができます。
何がすごいかというと、PDFをOCRで読み込んで編集することができるからです。
安心してください、OCRが何かはわたくしも全くわかっていません。
ざっくりの理解では、文字認識をする機能だということのようです。
Adobe Acrobat Pro DCにはOCRで文字認識をして、その認識した文字をワードと同じように編集することができるのです！
PDFは追加でテキストを入れることは無料のAdobe Acrobat Readerでできますが、もともと入っていた文字を消したり、新しくもともとあったテキストと同じように編集することができるのがAdobe Acrobat Pro DCの編集機能になります。
これは結構革命的だと感じました。
そのほかに、ページを個別に削除したり、入れ替えたりすることもできます。
正直、わたくし自身がAdobe Acrobat Pro DCを使いこなせているわけではありませんが、この程度の機能を使うだけでも日常の業務程度であれば生産性爆上がりです。
PDFを画像に変換してパワーポイントに挿入して力技でテキストを上書きしていた自分に教えてあげたい。
もっと楽でキレイにできる方法があるよ。
もちろん、Adobe Acrobat Pro DCは有料なので誰もが使う必要性はないかもしれません。
が、導入したら生産性爆上がりする可能性は大いにあり得ます。
有料はちょっと・・・という方は無料で使うことができるPDF編集ソフトが存在します ↓
僕自身は幸いにもAdobe Acrobat Pro DCを使えているので実際に無料のこれらのソフトを使っているわけではありませんが、そこまで複雑なことをしないのであれば無料のソフトで十分です。
ぜひとも導入を検討してみましょう
- 無料のソフトの機能を使って生産性を上げる
- 仕事によっては有料のソフトを使って生産性を爆上げする
今回の結果
無料のAdobe Acrobat Readerは昔から使っていましたが、署名の機能を使う機会がなかったので、発見したときは結構興奮しました。
これめっちゃ便利やん！と。
それに加え、幸運にも有料のAdobe Acrobat Pro DCまで使える状態なのでPDFが送られてきたとしても全く動じる気配がありません。
なんでも来いの無敵状態です。
有料のAdobe Acrobat Pro DCを自分のパソコンに流石に入れことはできませんが、今回無料でもそこそこいいPDF編集ソフトがあることを発見したので、テレワークでも仕事ができるのかも？とソワソワしています。
まぁ、お家がお店の徒歩圏内なのでテレワークする理由はそこまでないんですけどね。
今回の学び
ツールの使い始めは新しいことを学ぶ必要があるのでそこそこ負担もありますし、めんどくさいですが、その山を越えれば仕事をゴリゴリ進めて作業時間を短くし、やりたい、やるべき仕事に取り組む時間を確保することができます。
不便だな～と思った瞬間、速攻でにググる習慣を身につけないとダメですね。
そう考えると、今シーズンも何度も依頼された写真提供の連絡とかは、クラウドに提供用に自由に使ってもらう写真を季節ごと、場所ごとで保存しておけば、リンクを張るって送るだけで完了しそうです。
クラウドに写真を保存してリンクを送るだけ、の記事はこちら ↓
＃030 何度もお願いされることは最短で！写真をクラウドに整理整頓してリンクを送るだけ♪
写真提供のメールの返信がものの15秒ぐらいで終わります。
日夜整理整頓しておいて、瞬時に対応してノルマを手元に残さない。
そのためにも便利なものはどんどん導入して楽をして生きていこうと思います。
楽をするために血のにじむような努力をする、ってのは文章として合っているのか？ｗ
