ツアーの受付だけではなく、日頃から依頼される様々なご要望に奔走するウラカタ職員スズキ。
その中でもツアー写真のご要望が多いことに気が付く。
共有フォルダに写真を集めてオンラインストレージで送っていたが、保存期限が失効し再送するという手間が発生。
そこで再送の必要がないグーグルフォトにツアー写真を保存し、リンクを送るという最短時間でご要望にお応えできる環境を作り上げた。
お店でパソコンと向き合っていると様々なメールが飛んできます。
申請書を書いてくれ、契約書を書いてくれなど様々。
その中で定期的にやってくるのが「ツアーの写真を送ってくれ」でしょう。
今シーズンも何度写真を送ったかわかりません。
定番です。
転職当初は「写真はどこだ？」とパソコンを探索するところからスタートし、写真を送る、ただそれだけの作業でもそこそこ時間を費やさざる負えませんでした。
こいつは改善する余地がある！と整理整頓をかけ、今では1分あれば返信をすることができる仕組みを構築しました。
何度も同じようなことを依頼される場合は、単純にそれに対して返信して作業を終わらせるのではなく、「どうやったらもっと楽に、早くこなせるかな？」と改善ポイントを探し、実際に改善をして生産性を上げる、これこそが作業ではなく仕事です。
単純なことだけど積みあがると大幅な時間短縮になります。
写真を整理して、クラウドにぶちこむ改善です！
地道に一つずつ・・・レゴブロックみたいな遊び方です
もくじ
今回の内容
- 写真を整理整頓する
- グーグルフォトにツアーごとのフォルダを作る
- 依頼が来たらグーグルフォトのリンクを送る
写真を整理整頓する
まずは送る素材である写真を集めるところからです。
まずは集める場所を整理整頓します。
職場の共有フォルダを構築（作ったのはわたくしではありません）時の記事はこちら ↓
＃025 ごちゃごちゃを整理整頓！パソコンのデータ保存にルールを！
デスクトップとかパソコンのローカルフォルダではなく、共有に写真フォルダを作りました。
その写真フォルダ中にも2つの収納先を作ります。
- 1軍写真フォルダ
- 記録写真フォルダ
です。
「○○のイベントの写真○○に入れておいてー」となると、簡単に100枚以上の写真が集まってしまいます。
現代では、スマホのカメラで写真を撮影するのにコストはほぼ発生しないので気軽にパシャパシャ撮影し、写真枚数が大変なことになってしまいます。
あるあるです。
むしろその集まった写真から使いたい写真を選び出すほうがコスト（時間）がかかってしまう状態です。
もちろん気軽に写真が撮れることで、決定的瞬間をとらえる確率が大幅に上がりますが、写真を使うときに毎度探していては コスト（時間） が大きく非生産的です。
コスト（時間） はできる限り最小限にしたい。
となると、気合を入れて記録写真の中から一軍写真（外部に提供する、チラシやHPに使う）を選抜しておく必要があるので、定期的に選抜総選挙を開催することにしました。
グーグルフォトにツアーごとのフォルダを作る
選抜総選挙で一軍写真が確保できたらあとは収納するだけです。
ここでポイントなのが外部に送るときに楽をできる方法だということ。
現在、共有フォルダに一軍写真フォルダを作成していたので、そこからいちいちオンラインストレージサービスに写真をアップロードして送っていました。
オンラインストレージは無料で使うことができます。
わたくしがよく利用しているのはファイヤーストレージです ↓
こいつも便利ではあるのですが、ネックが最大1週間しかストレージに保存できない。
写真をオンラインストレージで送ったまではよかったのですが、相手方でダウンロードを忘れていて「スミマセン、もう一度送ってもらえますか？」と依頼されることもありました。
怒りをグッとこらえて再送しますが、これはヒューマンエラーではなくシステムエラーです。
期限が無い形で送ってしまえばこういった余計な手間は発生しません。
となると、無料で使える期限のないオンラインストレージを利用すればいい。
共有フォルダからオンラインストレージに一軍写真の収納場所を変更しました！
依頼が来たらグーグルフォトのリンクを送る
導入したのがかの有名な「グーグルフォト」です。 ↓
無料で15Gまで利用することができ、グーグルアカウントがあればすぐに利用することができます。
一軍写真は選抜して収納するので15Gあれば余裕です。
当然、写真提供を依頼する側の利便性も考え、何でもかんでもポンポン写真を入れるのではなく、グーグルフォトの中にアルバムを作り「01 支笏湖ブルーカヌー」といった具合に整理整頓をして一瞬で希望の写真にたどり着けるように組み立てます。
あとは定期的に中の一軍写真を追加・更新すれば完了です！
「写真が欲しい」という依頼が舞い込んだら、グーグルフォトの目的のフォルダのリンクを送るだけです！
リンクは
で作成することができます。
この程度の作業であれば、1分程度でメールを返信することができるようになります。
- 定期的にやってくる作業を効率化
- 探す時間という無駄な時間を最小限に
今回の結果
おそらく年間10件以上は「写真を送ってくれ依頼」が舞い込みますが、これで年間1時間程度の時間短縮に成功したのではないでしょうか。
何より写真を探すという時間は何も生み出さないのであまりにも非生産的です。
写真撮り放題時代の弊害ですね。
写真だけではなく、事前に送ってほしい、という依頼が舞い込む可能性が高い保険証券といった書類に関してもスキャンしておき、フォルダを作成して保存しておけば、送るのは一瞬です。
今回の学び
なんのために時間を短縮するのか？ということを意識するのは非常に大切なことなのではないかと考えています。
ただ楽をしたい、のではなく楽をして作業時間を短縮することで得られた時間を使って、やるべきことを、やりたいことを行う時間を確保するのが目標です。
少し頑張れば、テクノロジーの力を借りて2人、3人分ぐらいの作業をこなすのは簡単です。
どう考えても小さな組織は人的リソースをたくさん確保することはできないので、効率化を推し進めないと弱肉強食の社会を生き抜くことは難しい。
幸い今の時代は無料で便利なサービスがいろいろと利用することができるので、どんどん探し、どんどん使い、ダメなものは切り捨てて、いいものだけを集めて最終的にわたくしのようなウラカタ職員など必要がない構造構築を目指してこれからも整理整頓を推し進めていきたいと思います。
最終的にわたくしの存在自体が必要無い状態にするのが目的です！ｗ
必要なくなったら次は何をしようかなー
