予約管理の中でツアーの時に乗ってもらうカヌーの選定のパターンの多さに愕然とするウラカタ職員スズキ。
全くわからなかったので全力でガイドに教えてもらい、一部の特別なパターンを除いて、考えうるすべてパターンをリスト化して機械的に判断ができるようにする。
予約が入った段階でリストを見て確認することで、ようやく一人で予約管理をスムーズに行うことができるようになり、また機械的に判断することができるようになったことで脳のリソースの消費量を削減することに成功した。
ウラカタ職員として、予約管理はメイン業務の一つです。
ここキツかった～。
何がキツかったかというと、カヌーってたくさん人が乗れちゃうんですよね。
乗れちゃうとどうなるかというと、１予約＝カヌー１艇、ではなく〇名→カヌー１艇になります。
この〇名が大人だけパターン、小学生含むパターン、幼児含むパターン、小学生と幼児を含むパターン、と組み合わせがたくさんあります。
また大人2名と小学生1名、幼児1名、の場合と大人1名と小学生1名、幼児1名で話は変わってきます。
大人1名でカヌーを操船するのは難しいので、そうなるとガイドがカヌーに同乗する必要が出てくるんですね。
さらに、体重、男女で漕ぐ力が違う、カヌーの大きさにバリエーションがある、ととにかく変数がたくさんです。
さらにカヌーの数にも制限があります。
さらにさらに支笏湖のツアーと千歳川ダウンリバーでは定員の概念が変わる、とひっちゃかめっちゃかです。
このあたりがマジで理解できるまでしんどかった。
理解といいますか、どのようなバリエーションがあるかを一旦すべて考えられるだけ洗い出し、リストに落とし込んだうえで、リストを見ながら機械的にカヌーの選定とガイド数を決定するというシステムを構築しました。
脳が一日に判断できる回数には限りがあると聞いたことがあり、その判断回数を無駄遣いしないために、機械的に判断できるような改善です！
毎回判断していたら予約管理だけで脳のリソースをすべて使い切ってしまいます。
機械的に判断し、楽をしましょう！
もくじ
今回の内容
- カヌーの定員を洗い出す
- カヌーの定員をリスト化
- 千歳川ダウンリバーの定員を洗い出してリスト化する
カヌーの定員を洗い出す
まずは基本ベースのお客様数からのカヌー選定の法則を突き止めるところからスタートしました。
ツアーでお申し込みが最も多いのが大人2名参加です。
では、問題です。
- 大人２名が乗るのに必要な数のカヌーと大きさはなんでしょう？
- 大人2名＝1艇
カヌーの大きさ：16フィート
ここはシンプルで簡単ですね。
続いて大人3名ならどうでしょう？
- 大人３名が乗るのに必要な数のカヌーと大きさはなんでしょう？
- 大人3名＝1艇
カヌーの大きさ：17フィート
これもシンプルですね。
次から少し変化球が飛んできます。
- 大人２名と小学生1名が乗るのに必要な数のカヌーと大きさはなんでしょう？
- 大人２名、小学生1名＝1艇
カヌーの大きさ：小学生の体重が比較的軽め→16フィート
小学生の体重が大人とそこまで変わらない→17フィート
ふむ、少し変化してきましたね。
こういう判断が必要なので、予約を受け付けるときにはお客様全員の体重情報を頂戴しています。
では、次の問題です。
- 大人2名と小学生2名、幼児1名が乗るのに必要な数のカヌーと大きさはなんでしょう？
- 大人2名、小学生2名、幼児1名＝1艇or2艇
カヌーの大きさ：小学生が2名とも低学年で体重が比較的軽め→17フィート
小学生2名の体重が大人とそこまで変わらない→16フィートカヌー2艇
ここらへんから大分判断が必要になってきます。
こう考えていくと
- 大人3名と小学生1名と幼児1名は？
- 大人１名と小学生1名と幼児1名は？
とパターンはいくつも存在します。
そして本当に様々なパターンの予約が入ります。
マジでむずくないっすか？ｗ
というのを一つ一つ整理していき。考えられるだけのパターンを出しました。
カヌーの定員をリスト化
そしてリスト化したのがこちらです ↓
体重や男女比、など個別の要素で当日微修正を行わざる負えない場面がありますが、そのあたりはガイドスタッフがうまいことやってくれます。
また、こっそり入っていますが、犬を乗せるパターンも存在します。
犬も犬種で大きさにばらつきがありますから意外と頭を抱える要素でもありますｗ
もちろんちょっと脂っこい判断が必要な予約の場合は、事前にガイドスタッフに相談して決定していきます。
それでもこのリストがあればおおよその予約を一人で完了させることができるようになりました。
あぁ、ようやく終わったと思ったらここで終わりじゃないんです。
さらに大きく変わるバリエーションが存在するんです。
千歳川ダウンリバーの定員を洗い出してリスト化する
上記のリストは支笏湖でのツアーの定員です。
もう一つ違うフィールドで実施している千歳川ダウンリバーでの定員は根本的に考え方が違います。
支笏湖では基本的に、カヌーにはお客様だけで乗っていただきます。
が、千歳川ダウンリバーは操船のスキルが必要なある程度リスクの高いフィールドなのでガイドが必ず同乗します。
そうなると、千歳川ダウンリバーはガイドが同乗する前提での定員となるので根本的に定員が変わり、整理した表はこちらです ↓
こちらも先ほどの支笏湖でのツアーと同様にちょっと脂っこい判断が必要な予約の場合は、事前にガイドスタッフに相談して決定しますが、基本ベースはこのリストで判断を行うことができます。
ふぅ、これでようやく予約を一人で受けることができるようになりました。
が、プラス要素でガイドの出勤数で催行できるツアー数が変動していきます。
また、ツアーとツアーの間に移動時間が発生するといった要素も入ってくるので、その変数を管理するのにラインワークスの設備機能でリソース管理をしています。
ラインワークスを使ったリソース管理に関する記事はこちら ↓
＃035 ラインワークスの設備機能でリソース管理！
- リスト化して機械的に判断することで判断回数を減らし脳のリソースを極力消費しない
- 属人化から一般化。誰がやっても大丈夫な仕事へ
今回の結果
リスト化したことによって判断するときに考える、という判断の回数が大幅に減りました。
個人的に記憶する能力に難があるので、リストはパソコンのすぐ横に置いて、さっと見て判断できるようにしています。
わたくしはツアーを実施することができませんのでリアリティをもってカヌーの定員をイメージすることができませんので、リアリティを持っているガイドスタッフにリスト作りを協力してもらい作成しました。
これでガイドスタッフだけではなく、わたくしでも、いやわたくしですらない形でもリストを見ながら予約受け入れの判断が概ねできるようになりました。
属人性の排除ですね。
このリストさえあればわたくしがもし万が一に国外逃亡をした（なぜ？）としても予約を受けるのは誰でもできます。
今回の学び
今まではガイドがその都度判断して予約を受けいれていたのですが、属人性を排除するためのシステムを構築することでこの部分は誰でもできるようになりました。
何なら外部委託をしたとしても問題ないかもしれませんね。
ガイドスタッフにはツアーに集中してもらう構造を作りたい。
その他の部分は一旦すべてわたくしが預かりシンプルに、わかりやすく、手間のかからない形で再構築しつくしてやろうと思っています。
勤務時間には限りがあるのでその時間をどういう使い方をするか、どういう使い方にできるかは生産性で決まります。
生産性を爆上げして、最小の労力で必要な作業をこなし、やるべき仕事に集中できる構造を目指して、ゴリゴリ改善を推し進めていきたいと思います！
リストが完成したときに謎の無敵感を得ることができましたｗ
