各種お金の情報が弥生会計に集約されるシステムを構築して安心し、経理処理を半年ほど放置していたところ地獄的な状況になってしまったウラカタ職員スズキ。
2022年からは毎日のルーティーンとして経理処理を行うことを心に決める。
地獄的な状況を打破するべく奮闘しながら、やるべきことをリストとしてルーティーン作業を洗い出し、毎日するべき作業を整理するのであった。
現在、今年の経理関係の処理に追われています。
仕組みは大きく改善しましたが、いかんせん処理を溜めすぎていたので作業量が地獄的な状態です。
小さなガイドハウスの経理の仕組み改善に関しての記事はこちら ↓
＃004 振込にかける時間を削減！加えて振込手数料最安値を探せ！
＃010 【POSレジは冗談抜きに超便利！】クラウド会計ソフトと連動したら作業時間が大幅削減！
＃020 【一度やったら終わり！】定期的な支払いは口座振替とクレジットカード決済で手間を無くせ！
＃022 【絶対導入して！】小さな事業所の経理業務の強い味方！弥生会計を使い倒す！！
ものすごく困難な道のりでしたが、何とか仕組み作りまではたどり着くことができました。
お金の移動に関する情報はすべて弥生会計に集合する仕組みです。
で、情報が集合していることをいいことに半年ほどほったらかしていたのですが、地獄的大変な状況になってしまいました。
レシートの山、使途不明な振り込み、手元にない領収書の数々・・・。
全然まだまだでした。
この苦しみは二度と繰り返すものか、と毎日吐きそうになりながらパソコンと向き合い、整理整頓の日々です。
ぼーっとする頭での結論は、貯めるのではなく、その都度整理していく必要がある、ということ。
今年も残すところあと数日、2022年の1/1からはルーティーンとして毎日処理できる構造を作ってしまい、二度とこの地獄を味合わないようなシステムを構築する改善を行うこととしました。
マジで吐きそうです。
もくじ
今回の内容
- やるべき経理処理を洗い出す
- やることリストを作る
- 毎朝一番の仕事として定着させる
やることべきことを洗い出す
経理処理に関して情報の集約は弥生会計が基本的に自動でやってくれます。
入力をする、という時間はほぼ無くなりました。
しかし、そこに集まる情報はまだ未確定の状態です。
未確定の情報を確定するためには、必要な書類や処理があります。
なんだかごちゃごちゃしそうですが、流れは2つしかありません
お金が出ていく・お金が入ってくる、です。
①レシートを保存
「極力決済はクレジットカードにして！まじで！お願い！」とスタッフ一同に嘆願して、消耗品や仕入れなどの多くの買い物はクレジットカード決済にしてもらっています。
が、いまだに現金で支払わなければならない場面もあります。
クレジットカードに対応していないお店も世の中にはあるのである程度は仕方がありません。
また、いくら調べてもクレジットカードの決済だとしてもカード会社のサイトからダウンロードできる利用明細の中には、購入したものの詳細が含まれていないので、どのみちレシートが必要みたいです。
現金だろうとクレジットカードだろうと結果レシートは絶対に必要。
スタッフがレシートを隠し持たないように弥生会計に目を光らせつつ、支払いが確認出来たらその都度声掛けをして回収する必要があります。
それよりもレシートを手にしたら自動的に回収できる仕組みを考えないとな～と悶々としている最中です。
②証憑書類を保存する
証憑書類とは、請求書や契約書、納品書、発注書といった書類です。
こちらは基本的にお店に届くので管理がしやすいです。
隠し持ってないよね？ね？
12か月分を分類できるファイルを準備して、月ごとに集計していきます。
証憑書類を受け取ったら振り込みを行う場合があるので、振り込み作業が完了→ファイリングの流れを定着させます。
③エアレジの売上金の確認
レジ情報も自動的に弥生会計に情報が集約されますので基本的にはレジ打ちを間違えないようにしつつ、受付票で受け取った金額を記入しておきます。
問題は売掛金です。
簿記では発生主義で仕分けをしているので、カヌーツアーに参加した日に当然決済するのですが、お客様がクレジットカード決済をした場合は、入金自体は後日になります。
ツアー当日のお会計は売掛金として仕分けをし、クレジットカード会社から入金があったら売掛金を取り崩します。
悩ましいのが予約管理サイトとOTAの事前クレジットカード決済です。
エアレジに決済項目としてそれぞれのサイトを登録しないといけません。
がそれだとエアレジでの事前決済の項目が5つほど並ぶことになり、それではあまりにも煩雑になってしまいます。
どうしたもんかな～と考えつつ、基本はプレーンな売掛金処理をしておき、後日弥生会計で未確定情報を仕分け確認するときに、予約管理サイトかOTAの特定をして整理することにしようと思っています。
④請求書
かのあから請求書を送って、入金されるのを待つ場合です。
基本的には入金が確認されたら確定して請求書をファイリングして終わりです。
振り込まないで逃げてしまうような相手とは今のところ取引をしていないのでノントラブル中です。
なんとなく請求書に振り込まれた口座と入金日をメモっておきます。
やることリストを作る
やることが絶賛地獄的状況でやりまくっているのであらかた洗い出せました。
ここでは
- 毎日やること
- 毎月やること
の2つに大分して、日々やるべきことをリストにしていきます。
①毎日やること
- 現金支払いのレシートを弥生レシートでスキャン
- 現金もクレジットカード決済もレシートを見ながら仕分けを行い確定
- レシートをファイリング
- ネットショップ（楽天・Amazon・モノタロウ）で買い物をしたら領収書を確保
- 証憑書類で支払いをし、支払いが終わったものはファイルに保管
- 受付票に書かれている支払い料金とエアレジから弥生会計に自動入力された金額を確認し、確定
- エアレジの自動入力の中で予約管理サイトとOTAの事前クレジットカード決済を整理し、確定
- かのあから送った請求書の入金を弥生会計で確認したら、請求書をファイリング
- 不明なやり取りがあったらスタッフに聞き取り
②毎月やること
- お給料のデータ入力（現金支給なのでその都度入力）
- 請求書の整理（OTAサイト、BASE、西濃運輸）
- 月次決算
だいたいこのぐらいでしょうか。
後はイレギュラーなものを把握しつつ、その都度処理していくといったところです。
大概忘れてしまうのでとりあえずレシートや請求書にメモを残すのは必須です。
毎朝一番の仕事として定着させる
特段毎日やるべきことは多くありません。
時間にしたら10分程度でしょうか。
溜めるからこそ大変なことになってしまうだけです。
となれば、毎日コツコツ処理していけばいいだけなので、毎日の経理ルーティーンを確立していきます。
朝いちばんにパソコンを立ち上げメールチェックが終わったら経理処理も取り掛かる仕組みにしようと思います。
意識をしないでも取り組めるようにGooglechromeを立ち上げたときに自動的に弥生会計が同時に立ち上がる設定をします。
これで毎日Googlechromeを開いたらスムーズに作業を開始することができます。
また、実際に行う作業も続けていれば流れを覚えてしまうのでしょうが、ヌケモレがないようチェックリストを作ることにしました。
チェックリストへの絶大なる信頼はこちらの書籍から ↓
- 溜めに溜めて心理的・作業的プレッシャーを作らない
- ルーティンを確立して非効率（特定や捜索）な時間を無くす
- チェックリストでヌケモレなしに
今回の結果
現在、溜めに溜めて地獄を見ている中で、こまめにやらないといけないと心底感じましたので、チェックリスト型のやることリストに印刷し、チェックリストに沿う形で来年の1/1からは作業を進めるように心の底から決めました。
転職する前に経理を担当すると聞いた時から、最初から上手に作業ができるとは思っていませんでしたが、ここまで大変なことになるとは・・・まだ入力作業が自動化できているので作業量は半分程度になっているはずですがそれでも地獄的です。
毎年こういったことにどれぐらいの時間をかけてやっていたのか・・・。
おそらく今年システムを構築して、毎日のルーティンで終わらせておけば、来年の決算は作業時間が数時間で終わる見込み（ほんとか？）です。
そのシステムを構築するために現在絶賛地獄の住人をしながら、ぶつかった壁に関してはメモをして二度と調べないように済むチェックリストを作り上げています。
今回の学び
やばいやばい、というのは聞いていましたが、ほんとうにやばかったです。
弥生会計で自動入力をしていなかったかと思うとゾっとします。
もしかしたら国外に（なぜ？ｗ）逃げていたかもしれません。
やれどやれど終わってるのか終わっていないのかわからない地獄にいます。
進んでいるはずなのですが、現在地がどこにいるかわからないので苦しいです。
一旦手を止めて、やるべきことをすべて洗い出し、進捗状況が確認できるようにしたらいいのかもしれません。
晴れ晴れとした気持ちでハッピーニューイヤーを迎えたいものです・・・。
なんだか最近ずっと具合が悪いですｗ
