決算処理の中で仕分け作業に悪戦苦闘の日々を過ごしたウラカタ職員スズキ。
初めてぶつかる仕分けは積極的にメモをして記録に残した。
メモしたものをまとめて勘定科目表を作成し、以後再び同様の仕分けに出会った際にはすぐに片付けることができる体制を作り上げた。
現在、昨年の経理関係の処理の仕事を終えようとしています。
あとは細かいところを整理して終わりです。
気持ち的には、あと数日では終わらせる所存ですが、あぁ～あれやってない、あぁ～これやってない、と次々湧いて出てきて（いや、気づいて？）なかなか終わりませんね～。
そんな中、経理仕分けをしている中で「これってどうしたらいいんだろう？」という箇所がいくつもありました。
年に数回しか行わない仕分けもあるので、次回やるときには120％忘れてしまいます。
忘れてしまうことが確定しているのであれば忘れないようにメモって整理しておけばいい。
そこで仕訳表を作成し、もう二度と調べる、という時間を作らないように整理整頓する改善をすることとしました！
物事を120％忘れるという自分だということを忘れないだけでやるべき仕事が変わってきますｗ
もくじ
今回の内容
- 仕分けをする
- 仕訳をひたすらメモる
- メモった仕分けを整理していつでもだれでも使えるように
仕分けをする
現在かのあで使っている会計ソフトが弥生会計です。
弥生会計への愛の記事はこちら ↓
＃022 【絶対導入して！】小さな事業所の経理業務の強い味方！弥生会計を使い倒す！！
弥生会計には仕分けを記憶する機能があります。
基本的な銀行口座、クレジットカード、エアレジに関してはスマート取引として登録し、自動で出入金の記録が弥生会計に記録され、過去の取引で仕分けを記憶してほぼ自動で仕分けてくれます。
ですのでほとんどやることはありません。
が、それでもその都度多少の整理や入力する必要がある仕分けがあります。
売掛金を例にどのような流れかを確認してみます。
①売掛金の仕分け
事前決済が少し複雑でした。
予約管理サイトとOTAサイトのクレジットカード事前決済に関して仕分け方法として2つの選択肢があり、
- エアレジで相手方の補助科目を入力して決済のたびに仕分けがほぼ確定していく
- 弥生会計に情報が入ってから相手を特定し、手入力で確定していく
のどちらにする必要がありました。
どちらにしても結果は同じなのですが、エアレジに補助科目まで入力しておくと
- レジで選択するときに項目があまりにも多くなる（+5程度）
- スタッフがそれぞれでお会計をするのでミスるリスクがある
と混乱を招きかねないと判断したので、ざっくり事前決済という項目にしてお会計は終えておき、弥生会計に情報が入ってから売掛金の相手方を特定していく2.の戦法にしました。
そこで相手方を指定していくために補助科目に相手方を登録しておきます。
弥生会計で補助科目に相手方に登録する流れとしては、
続いて、補助科目として選択できるようにするために
で設定が終了です。
設定が終わったらあとは、毎日の日課経理で前日のエアレジから弥生会計に自動入力された情報を見て、事前決済という項目があったら予約管理サイトとOTAサイトのどれかを確認し、相手方を特定して確定させます。
とりあえず売掛金に関しての仕分けは終了です。
続いて銀行口座に入金があって売掛金を切り崩すときの仕分けです。
②売掛金の回収
売掛金は定期的に銀行口座に振り込まれて回収していきます。
この情報もネットバンクから自動的に弥生会計に情報が集まってきますので、入力された情報を確定させていくだけです。
が、入金されたお金はどこの予約サイトなのかOTAのお金か？を特定する必要があります。
ここで問題だったのが入金記録だけで特定するのが難しすぎた、ということ。
1つ目が通帳記帳での文字数問題です。
通帳記帳は、文字数オーバーで「イッパンシャダンホウジン コ」といった形で切れてしまうことがあります。
いや「イッパンシャダンホウジン」は重要じゃなく、「コ」の後が大切だって！誰よ！とブツブツ愚痴りながら、いちいち過去のやり取りを探して特定するという手間が発生していました。
これは楽天銀行をメインバンクにしたら文字数制限の上限が増えたのであらかた解決しました。
2つ目が企業名とは別の振り込み名での入金です。
振り込み作業を外部に委託している企業などは企業名と振り込み名が違うので特定するのに苦労しました。
ＪＣＢロボットペイって何？ロボットと取引してたっけｗみたいな。
あと個人名での入金があるのでその都度整理しておかないといけません。
3つ目がOTAである「アソビュー」と「じゃらん」に関して、クレジットカード事前決済の売掛金、OTAの手数料、サイト利用手数料、と一つの企業といくつものやり取りがあり、合算されていたり別々で出入金されたりと大混乱。
複雑怪奇になっているこの出入金記録を、これは何のなんだ？と一つ一つ紐解いていきました。
こういった一連の事柄を地道に整理し、ひたすら量をこなして正解にたどり着く、という生産性のちょうど反対側に当たる泥臭い作業を行いました。
この苦しみを経験しておくことで、もう二度とこのようなことにならないような改善を行う感覚を養い、原動力になります。
特定しないで溜めておくと「なんだったっけ？」と思い出すという無駄なことで時間がかかってしまします。
さらに、思い出すことができないとなるとメールや書類を調べるのにたくさんの時間がかかってしまう、という地獄的な非生産的な作業が多発してしまいます。
その都度整理し確定させていく必要がある、というのを今シーズンの地獄の苦しみから心底理解しました。
仕訳をひたすらメモる
地獄のようなめんどくさい仕分けを終え、仕分けをして満足するのではなく、仕分けながらも必死に仕分け方法と構造をメモしていきます。
期間が空いて定期的に仕分けをする類のものは、スプレッドシートに仕訳表を作り、入金（エアレジ）、出入金（銀行）、出金（経費）とよくあってわからなくなりそうな類のものはどんどん記録していきました。
全くわからない状態になったわたくしがパッと見ればすぐに理解できるようにしておきます。
かのあは、そこまで複雑な仕分けが存在しませんので割かしシンプルな勘定科目表になりました。
メモった仕分けを整理していつでもだれでも使えるように
メモった勘定科目表はグーグルスプレッドシートで作成したので保存場所を共有しておけばいつでもだれでも活用することができます。
経理自体は別に誰もがやれるようになる必要がある作業ではありませんが、ブラックボックスにするのではなく、いつでもだれでも見ることができ、最悪わたくしが海外に逃亡（なぜ？ｗ）したとしても引継ぎが一瞬で終わる形で構築しておきたいものです。
属人性の排除ですね。
勘定科目表はツールなので少し話は変わりますが、重要なのは仕分けのこまごまとしたことではなく、全体のお金の流れを共有しておくことです。
お金の流れを知らないで仕事をするのとお金の流れを知ったうえで仕事をするのでは、仕事の質が変わってくるのではないかと考えます。
自分が取り組んでいる仕事がどのような結果とつながっているかを理解し、スタッフそれぞれが全体のお金の流れを理解した上で判断できる組織作りです。
そのために月次決算を全体で共有する習慣も作り上げなければいけませんね。
- 属人性を排除して標準化
- 調べる時間を排除して生産性アップ
今回の結果
現段階ではまだまだ自己満足の域です。
地味ですが、こういったことを丁寧に構築することでゆくゆくは、かのあとしての仕事の質に関わってくると考えます。
今まではこういったお金のことに関してスタッフ全員が理解していたわけではなかったので、何かしらの新しいチャレンジをするときに考えるべき素材が足りなく、思い切りを生み出すことができていなかったのかもしれません。
そのために今まで存在しなかった「予算」という概念も導入する必要があります。
予算を整理するためには固定費、人件費＋αを整理し、最低限稼ぐ必要のある売上を計算したうえでどういう類に投資をブチかますか、ということを考えなければなりません。
かのあの次のステージに突き進むためにもう少し整理の旅が続きそうです。
今回の学び
転職するときに経理を担当するとのことで簿記の勉強を開始し、見事に簿記3級に落ちｗ
現在、勉強したおぼろげな記憶を頼りに仕分けをする毎日です。
あそこで簿記の勉強をしておいて本当によかった～やってなかったら完全に詰んでた～と思っています。
資本主義の中で簿記の複式簿記が果たした役割は大きく、損益計算書と貸借対照表を作り、理解するということは長い人生の中で逃げることができないお金と関わっていく中で必要な知識だと感じています。
わたくしはツアーに出て自然を案内することはできませんが、こういったことでかのあの役に立っていこうと思います！
最近簿記2級ぐらいは持っていたほうがいいと聞くのでリベンジするか？と悶々としています
