2023年11月30日にサービスの終了してしまいました。
あまりにも残念で、意気消沈しておりました。
当面は予約管理システムのウラカタはリアルタイム予約にして、それ以外のOTAはリクエスト予約にするという体制を取ります。
いよいよ腹を決めてOTAに依存しない体制構築が求められるのかもしれないと、公式HPからの予約が増える、安定するために思いつくことをすべてやっていこうと考えています。
ハイシーズンの予約管理に苦しめられたウラカタ職員スズキ。
サイトコントローラーという便利なサービスを見つけて実験的に導入してみた。
実際に利用してみたところ、今までの失っていた売上と時間を取り戻す可能性を感じ大満足する。
昨シーズンの地獄のトラウマになるような作業はいくつかありましたが、今回はその中でも結構ごっつかった予約管理に関してです。
現在かのあでは、OTAサイトとして
- じゃらん
- アクティビティジャパン
- アソビュー
- たびらい
- 北海道体験
を利用しています。
なぜOTAサイトを利用しているかというと、それぞれのサイトが持つ集客力を借り、公式HPからの予約の流入に加える形でOTAサイトから予約を確保することで売上を最大化する狙いがあります。
狙いは定まっていていいのですが、問題は管理です。
それぞれのOTAサイトから入ってくる予約に加えて電話予約、メール予約もすべて予約管理サイトである「ウラカタ」に情報を集約して管理しています。
「ウラカタ」に加え、ガイドの出勤やイベントとツアーの兼ね合いなどを管理するために「ラインワークス」も同時に運用している状況です。
ラインワークスでのリソース管理に関してはこちら ↓
＃035 ラインワークスの設備機能でリソース管理！
OTAサイト、予約管理サイト、ラインワークスにはそれぞれカレンダーがあり、現在合計7つのカレンダーを使っていることになります。
これらの管理が大変で大変で・・・
予約管理サイトとOTAサイトのカレンダー管理は
- プランを販売する
- プランを売止める
の2つの手続きがあり、予約を販売する状態をシーズン前に作り上げ、予約が入って定員に達したら売止めます。
ただそれだけのことなのですが、ツアーは複数の種類があり、一つのカレンダーでも5～7プランを同時に販売管理していて、そのカレンダーが6つあるということなので、項目的には全部で30プラン～42プランを管理していることになります。
人間がやることなので当然ミスなく管理を行うことはとてもとても難しく、
- オーバーブッキング
- キャンセルが発生して予約を販売しなければいけないところを販売し忘れ機会損失が発生する
といったことが何度もありました。
あまりにも大変すぎるー手に負えねー
と思っていた矢先、ネットでポチポチ検索していたら「サイトコントローラー」という存在を知りました。
が、ホテル業界では一般的なようですが、アウトドア業界ではサイトコントローラーを自力で見つけ出すことができませんでした。
残念！
と一度諦めたのですがある日メールが届きました。
アウトドア業界専門のサイトコントローラー、その名も「Actim」の営業メール。
普段は営業メールなんて読み飛ばしますが、
これはめちゃくちゃいいかもしれない！
とActimを販売しているアクティビティジャパンにコンタクトを取り、どういった機能なのかを知るべくZoomでミーティングを行ってもらいました。
これって…めっちゃ便利じゃない？
と判断し、導入後3か月間は無料で利用できるキャンペーン中とのことでさっそく試験的に導入することにしました！
そして、現在絶賛感動中です！
ようやく出会えた最高の相棒候補です！マジでいいぞ！
もくじ
今回の内容
- サイトコントローラーとは？
- Actimの導入
- Actimの設定
- 実際にカレンダーを一元管理！
サイトコントローラーとは？
サイトコントローラーとは、なかなか聞きなじみのない言葉ですが、予約管理を行う系の業界では一般的なサービスのようです。
サイトコントローラーとは、予約管理を一元管理するオンラインシステムです。
ホテル業界だとYahoo!トラベル・楽天トラベル・Booking.comといったそれぞれのOTAサイトで同時に商品を販売し、それらの在庫管理はサイトコントローラーを使って一元管理している、というホテルが多いようです。
アウトドア業界もホテル業界と同様に複数のOTAサイトを利用してる事業者が多く、一定の需要があったことからActimが生まれた形でしょうか。
例えば現在かのあで行っている予約管理を再現すると
こう見ると工数エグイですね～
これはあまりにも手間ですし、オーバーブッキングやキャンセルが発生して予約を販売しなければいけないところを販売し忘れ機会損失が発生、といったミスが多発しています。
ミスを無くすために
- 必死になってカレンダーとにらめっこ
- 定期的に全体のチェックを行う
- 予約が入ったら逐一全体を確認
という努力を行う夏を過ごしました。
あまりにも大変だったので夏が近づいてくるとガクブルです
ここでサイトコントローラーを利用するとどうなるか
なんとこれだけになるのです！
3ステップの削減です。
ただいまざっと昨シーズンの予約を閉めた回数を数えたところ77回閉める作業を行っていました。
実際には、
といったことが何度もあったので100回近くは閉め作業をやったはずです。
ざっくり100回×3ステップ＝300ステップの削減となります！
Actimの導入
Actimは下記のサイトから申し込みをすることができます！
導入・使用料金は
| 導入費用 | 5,500円 |
| 月額使用料 | 22,000円 |
となります。
年間で考えるとそこそこの経費負担ですね～
が、よく見てみると【※月額使用料についてはシーズンごとの使用頻度などに応じてご相談を承っております。】という注意書きがありました。
かのあは冬シーズンは今のところそこまで予約数が爆発的にあるわけではないので、Zoomでミーティングしていた時にサラッと聞いてみたところ半年の6か月は上記の料金より安く利用させてもらうことができるとおっしゃっていました。
ありがたいですね～
Actimでできることはというと
- 在庫の一元管理
- 在庫の自動連動
- 予約の一元管理
- 予約台帳
といったシンプルな機能です。
シンプルですが、必要十分！いや、むしろシンプルが一番！
機能モリモリだと使いこなせる気がしませんからね！
何より在庫の一元管理の破壊力が絶大で神過ぎます！！
Actimで連携させることができる予約管理サイトとOTAサイトは
- ウラカタ
- じゃらん
- アクティビティジャパン
- アソビュー
- たびらい
の５つになります。
どうやら日本のアクティビティ事業者が利用している割合が高い予約管理サイトとOTAサイトのみを厳選しているようです。
残念ながらかのあがお世話になっている北海道のアクティビティに特化した北海道体験というOTAサイトは入っていませんがローカルではあるので仕方がありませんね。
Actimの設定
申し込みをして届いたメールに下記の形で初期設定する旨の指令が出ました！
- 「アカウント管理」→「アカウント設定」
- 「対象サイト管理」
- 「プラン管理」→「プラン一覧」
- 「プラングループ設定」→「時間帯」編集
- 「在庫管理」
まずはアカウントの設定ですが、お店の情報を入力するだけなので簡単です。
続いて対象サイト管理として、利用している予約管理サイトの「ウラカタ」と「OTAサイト4つ」を登録します。
ここで登録するときの順番としては、最初を予約管理サイトにするのが良いと思います。
電話予約やメール予約といった予約を含めた情報は予約管理サイトに集約している場合、予約管理サイトの情報が最も正しく情報量が多くなるはずです。
その正しく情報量が多い予約管理サイトの情報を一番上に配置することで、それより下のOTAサイトは予約管理サイトの予約状態に合わせるだけにできるので判断が簡単になります。
申し込みをして最初に設定したときに予約管理サイトではないOTAサイトを一番上になるように登録してしまい、その後すぐに『これは管理しずらい』と気づき、順番を入れ替えました。
Actim上で順番を変えることができなかったので、一番上に来ているOTAサイトの登録を解除（といっても1つのサイトだけだったのでそこまで作業は発生しませんでしたけどね）して順番を変え、解除したOTAサイトを再登録して順番を修正！
予約管理サイト以下の順番は、よく予約が入るOTAサイト順がいいかもしれませんね！
登録が無事に終わったら続いて、それぞれのサイトでこれとこれが同じプランだよ、とActimにプランの紐づけ登録していきます。
続いて、プランにはいくつかの時間設定をしていることが多いので、その時間も連動するように紐づけるのですが、このあたりのActimの使い心地はとてもいいですね！
全く迷うことなくサッササッサ登録することができました！
最後の在庫管理に関しては、かのあでは艇数での管理ができないので細かな設定は必要がないと判断し、手を付けてません。
カヌーは艇数＝定員ということではないから仕方がありません。
カヌーの定員をあぶりだす努力をした記事はこちら ↓
＃034 カヌーの定員をリスト化して整理整頓！
以上がActimでの登録作業になります。
時間で言えば30～40分もかかったかな～といった程度であっさり終わった印象です。
実際にカレンダーを一元管理してみた！
無事に登録が終わったので実際に使ってみました。
基本的には在庫管理のページのみを使う形になりそうです。
在庫管理といっても1/6といった在庫ではなく、かのあでは■リクエスト、✖満席、－催行なしの3つを操っていく形になりました。
もう一つ◎リアルタイムというのもあるのですが、現在かのあではリアルタイム予約を受け付けていないので使っていません。
が、たびらいはシステム上、かのあはリクエスト予約に設定しているのですが、Actim上ではリアルタイム在庫の◎で表示される仕様のようです。
使い方はいたってシンプルで
- 修正したいそれぞれのサイトの時間枠を左クリックで選択
- 右クリックで■リクエスト（たびらいは◎）、✖満席、－催行なし、を選択し同時に変更
- 「適用」を押して修正
- 修正が終わったら右上の「保存する」を押す
だけです。
基本的な使い方はいたってシンプルでいいのですが、最後の【保存する】に最初気が付かず、何度かやり直しましました。
が、一度覚えてしまえばもう大丈夫。
ダメですね、懇切丁寧に「動画ナビ」というサポートがあり、それを見れば使い方は解説してくれています。
最初に「動画ナビ」で確認すればこのようなミスからくる無駄な時間を過ごさずに済んだのですが、昔からゲームは使いながら覚える系男子として説明書を読まないで始めちゃうタイプの人間であるわたくしのダメなところですｗ
シーズン初めに旅行会社のツアーがバタバタ入ったので一気に夏季予約のOTAサイト予約枠をすべて更新しようと思って取り組んだのですが、結構苦戦しました。
もちろん一覧性があってミスはほぼ起こらない状態なのですが、一度に表示できる期間は2週間。
それで24時間以上在庫情報が更新さえていないと、更新を求められ、その更新にだいたい1分程度かかります。
それに加え、管理できる期間は6か月先までなのでシーズン初めは秋口の予約をActimで管理することができませんでした。
秋口以降は、従来通りパソコンのモニターをにらみつけて修正です。
ワガママを言えば、ウラカタ方式で期間をどこまでも選べて、1年先でも同時に修正することができればうれしいところですが、プログラミングなんぞ一ミリも分からない素人のわたくしでもサイトコントローラーを作り上げるのは大変な作業なんだろうな～と想像すると勝負が始まる春から秋までのだいたい6か月をカバーできていると考えると十分なのかもしれません！
サラッとActimを使ってみた感想はもう最高です！！
冬のそこまで予約が多くない予約の現状でもいくつものミスを見つけ修正でき、機会損失をしないで済みました。
やはり一つのカレンダーで一覧で管理できる破壊力は抜群ですね！
いや、ほんと便利だって！！マジで！！！
- 作業時間の短縮
- ミスからくるオーバーブッキングや機会損失の低減
今回の結果
昨年は気合で頑張っていた売止め作業が、サイトコントローラーによって作業時間は激減必死です！
100回×3ステップ＝300ステップをざっくり時間で表すと、一つの閉め作業が1分として300分、つまり5時間の閉め作業時間の削減となります。
実際は、定期確認といったことにも数時間費やしていたので、10時間、もしかしたらもっと時間を使ったかもしれません。
予約管理って大変です。
必死にやってもミスりまくっていたので、作業時間の削減よりもミスをしていないかに神経をすり減らす心労から解放される効果のほうがわたくしにとって大きいかもしれません。
今回の学び
テクノロジーの力を借りることでここまで大きく変わるとは・・・
もちろん経費は掛かるけれども、時間が大幅に削減でき生産性が上がるものに関しては惜しみなく投資していくことで時間を確保し、よりよい活動に割く時間を確保することは何より大事だと考えます。
しかし、現状でサイトコントローラーを導入するのは部分最適かもしれませんが、全体最適だとは思っていません。
一番気になっている部分が外部の集客力に頼っている経営基盤です。
もちろんかのあにとってもOTAサイトにとっても予約数を最大化できるのはwinwinではあるのですが、OTAサイトから入った予約にはOTAサイトに手数料を支払っているのでかのあに残るお金は減ります。
ガイドメンバーズが頑張ってくれているのを間近で見て知っているので、やはり手残りを最大化したいですね。
そうなると、公式HPからの流入を増やすための施策を同時進行で進めなければいけません。
しばらくは外部のOTAサイトの力を借り続けることになりますが、その割合を少しづつでも公式HPからの予約にシフトしていくためにまだまだ実験して改善していかなければなりません。
勉強に次ぐ勉強ですね。
最終的にはサイトコントローラーは必要ない！公式HPからの予約100％だ！を目指してボチボチ進んでいきたいと思います。
サイトコントローラーに感動して大興奮のまま書きなぐりましたが、風呂に入ってすこし冷静になって今回の学びを振り返ったら外部OTAに依存しすぎるのは危険だと感じました！がんばるぞー
