旅行会社からの予約の手続きがあまりにも煩雑でゴリゴリ削られていたウラカタ職員スズキ。
何とか改善できないかを模索し、問題点を整理して最善の解決方法を突き止める！
そのために予約状況が外部からでも見れるような改善を行い、煩雑な手続きを改善することに成功した！
またその延長戦で営業活動を効果的に行える時期を突き止め販路拡大に向けて改善案を考え始めた！
かのあには様々な予約相手がいます。
簡単に分類してみると
- 一般のお客様
- 宿泊施設
- 旅行会社
かのあのツアーで予約してくれるメインは一般のお客様です。
ほかの流入経路からの予約なのですが、無駄がたくさんあったのでちょこちょこ改善してきました。
代表的なのがFAXの廃止です。
宿泊施設からの予約としてFAX予約が生き残っていたので一般のお客様と同様の流入経路に統一し、効率化を図りました。
FAXの根絶した時の記事はこちら ↓
＃017 えっ、FAX！？コミュニケーションツールを整理整頓して情報の混乱を防げ！
そして、最後に残ったのが旅行会社。
いくつものやり取りを行い、次のシーズンの予約を決めていたのですがあまりにも手間がかかりすぎていました。
この度、ようやく旅行会社との煩雑なやり取りを整理することができる改善を思いつき、整理整頓しました！
旅行会社の方がたくさんの人を連れてきてくれることはうれしいのですが、煩雑な手続きは・・・今回の改善で「いくらでも予約して！」状態に！！
もくじ
今回の内容
- 旅行会社との煩雑な予約の手続き
- 改善するべきポイントの整理
- 旅行会社からかのあの予約状況を見えるようにする
旅行会社との煩雑な予約の手続き
旅行会社とのやり取りを初めて行ったのは転職してきてからしばらく経った6月ごろだったでしょうか。
流れを思い出してみると
いま思い出してもぞっとする量のやり取りです。
一つのツアーの予約を確定するためにどれほどの時間を費やしていたのでしょうか。
このやり取りがツアーごとに行われて、5～10ツアー程度上記のやり取りを行います。
最初は訳も分からず行っていたのですが
これやべーって！大変すぎるって！！
と問題意識を持ちました。
どうしたらいいものかな～といろいろと考えるために、まずは改善するべきポイントを整理するところからスタートしました！
改善するべきポイントの整理
改善するべきポイントは
- FAX
- かのあの予約状況が旅行会社から見えない
の2点であると結論しました。
まず1点目のFAXに関してはお願いしてなんとかメールに切り替えてもらうことができました。
いちいち手書きで記入し、FAXまで歩いて行って送信していたのですが、PDFで送ってもらいAdobeのソフトで記入押印し、メールで返信することで多少の作業時間の短縮を実現しました。
PDFの記入・押印方法はこちら ↓
＃027 ＰＤＦに署名と押印！そして編集！生産性爆上がりね！！
もう一つのかのあの予約状況を旅行会社から見える形にするのに苦戦しました。
が、ようやく解決方法を発見しました！
旅行会社からかのあの予約状況を見えるようにする
一番手間になっていたのは「その日に予約することができるのだろうか？」という確認の部分です。
旅行会社からその部分が見えていなことで、わたくしが日程をその都度確認し返信する、その結果を踏まえて再度旅行会社から日程を入れるという非効率なやり取りが発生していました。
ということは旅行会社が依頼書を送る段階で予約をすることができる日程を確認することができればそのやり取りを一掃することができます。
そうするためには一般のお客様と同様に予約状況がわかるカレンダーを旅行会社に確認してもらえばいい。
そこで予約管理サイト「ウラカタ」での設定するべきことが見えてきました。
設定するべき事項は
- 団体旅行の商品を販売する
- 一般のお客様の予約と団体旅行の予約を連動させる（一般予約が入る→団体旅行の受け入れを閉める、団体旅行の予約が入る→一般予約の受け入れを閉める）
- 予約受付を1年先まで可能にする
ウラカタでそれぞれの設定をしていきます。
商品の設定と連動させる設定はわかったのですが、予約を一年先まで受ける設定に関してわからなかったのでウラカタのお問い合わせフォームより確認しました。
設定はいたって簡単でした。
右上にある設定⚙をクリック→会社情報→ユーザー側カレンダー表示月数の編集をクリック→6か月or12か月を選択
といった具合です。
カンタンでした。
設定が終わってからやるべきことは
- 一般予約をウラカタに集約
- 団体予約をウラカタに集約
だけです。
団体予約もウラカタで予約申し込みをそのまま受けてもいいかな～と思ったのですが、参加人数の確定がツアーのおよそ1か月前だったり、かのあでの独自イベントなどが抜けていてダブルブッキングといったミスの可能性もなくはないので、旅行会社に申し込みの段階で予約を入れることができるかどうかを確認してもらうためだけのカレンダーとして活用するのにとどまっています。
依頼書が確定したら手入力でウラカタに予約を入力しています。
人数が確定出来ないのならば最低ラインの1名に設定しておけばいいか？いや一般の団体ツアーの予約を受けることができないぞ・・・とまだまだ改善の余地がありそうです。
それでも事前に団体予約を入れることができるかどうかを旅行会社側で確認してもらうことができるようになったことで、今まで行っていた無駄なやり取りを一掃することができたので大満足です！
ここで一つ決断したのが団体予約のスタート時間の限定です。
団体予約に関しては割かしフレキシブルにスタート時間を対応していたのですが、ツアーはどうしても時間単位で枠が決まってしまうので中途半端な時間に入れてしまうと2枠がつぶれてしまうことになります。
そこで
- 9：30（午前）
- 10：00（午前）
- 13：00（午後）
- 13：30（午後）
- 15：00（夕方）
- 15：30（夕方）
の6パターンの時間を選択してもらう形で固定することにしました。
13：30と15：00が重複して予約を受けることができないので、片方が入ったらもう片方は予約受付が閉まる形に連動した設定にしました。
が、午後の2パターンを12：30、13：00の2パターンにしてしまえばその必要がありませんね。
お昼ご飯の時間を少しずらしましょうか。
- 無駄な作業を減らして生産性を上げる
- 団体予約を効率的に入れることで売上アップを目指す
今回の結果
ようやく予約管理サイト「ウラカタ」の準備が終わったのが来シーズンの旅行会社からの予約が入り始めた後期でした。
最初は「大変だー」と日程を確認し、返信を送り、ほぼほぼ来シーズンの予約が確定してから予約管理サイト「ウラカタ」の準備を終えました。
「よし、これで来シーズンの秋には楽できる」と思っていたのですが、準備が終わった段階で1件の団体ツアーの依頼書がメールで届きました。
「まず、ご希望の日程が空いているかをこちらでご確認ください」と団体予約のカレンダーのリンクを送り、旅行会社自身で予約枠が空いているか確認してもらい、確定した段階で再度連絡をもらいました。
後は希望の日程を手入力で予約し、依頼書を書いて返信したら完了です。
当初は
といった工程が必要だった旅行会社からの予約でしたが、今回の改善で
とやり取りを大幅に削減することに成功しました！
まだカレンダーの存在自体を旅行会社に伝えていないことでSTEP.1が存在しますが、これも次回までに解消する施策を思いついたのでもっと楽ちんになる予定です！
いい感じ！！
今回の学び
上記で言及した次回までに解消する施策（施策であってるか？）は、まず何よりこちらから商品を売り込む必要があると最近思い始めました。
現状は相手方に団体ツアーの存在を見つけてもらい、その中で団体予約を受けつけているのですが、なにより見つけてもらうための努力を行っていません。
なんたる怠惰！
まず、こちらから営業する必要があるんです！
営業するためには、まず団体ツアーの内容を整理し、一押しの時期や期間限定のプランなどを明確化したうえでツアーを選んでもらう。
その時に「団体ツアーカレンダーを事前に確認してもらうとスムーズに予約できますよ～」と伝えればよい。
なんとなく旅行会社が次のシーズンのツアー造成を始める時期を特定でき始めました。
| ツアー開催時期 | 予約申し込み時期 |
| 4月～10月 | 前年の11月下旬～1月下旬 |
| 11月～翌年3月 | 6月下旬～8月下旬 |
| 翌年1月～3月 | 10月中旬 |
これであれば、それぞれの予約申し込み時期の少し前である、11月初頭、6月初頭の2度営業（か10月初頭も含めた3度）の資料をメールでお送りすれば販売拡大の可能性もあります！
これはやらない手はないので、サクッと業務スケジュールカレンダーに営業するべき時期を刻み込んで、団体ツアー用の資料を作っておいてドカッと営業してみたいと思います！
いろいろと悩みましたがなんとか整理することができました！もっと楽するぞ！
