2021年より改善に次ぐ改善に明け暮れたウラカタ職員スズキ。
2023年現在、考えうる限りの予約～仕分けまでの流れを最適化することが実現出来た。
手作業から自動化する改善を行ったことで作業時間とミスが減り、そこで生まれ時間を使って生産的な活動に時間を割くことが出来る状態を構築した。
このブログで一番最初に記事をアップしたが2021年11月16日。
2021年に取り組んだ改善も日を追うごとにさらなる改善が追加され、新しく取り組んだもの、古くなって必要なくなったもの、と大幅に状況が変わっています。
そして2023年春。
予約から決済、会計ソフト入力までの流れが、一気通貫で現在考えうる限りの最適化を果たしました。
流れのポイントとしては
予約の売止め作業の自動化
1画面での予約管理
お会計業務の消滅
お会計データの入力
POSレジ「エアレジ」からお会計データを自動で抽出、半自動で仕分け
という流れです。
これで作業負担とミスは大幅に減少しました。
それぞれ個別の記事は書いておりますが今回は、一連の流れとしての予約～仕分けまでの改善をまとめていきます！
苦しい苦しいコツコツ作業を乗り越えて、現在とても楽できてます！
もくじ
今回の内容
- リアルタイム予約
- サイトコントローラー「Actim」
- 事前決済オンリー
- POSレジ「エアレジ」
- 会計ソフト「弥生会計」
リアルタイム予約
紆余曲折あって、一番予約が多いブルーカヌーツアー（ゲスト2～3名で1艇のカヌーに乗ってもらうスタイル）で実施していたツアーを、ツインカヌーで複数組を同時にご案内するブルークルージング（2023年から名称をネイチャークルージングに変更）に大幅な変更を行いました。
それに伴って、それまで2～3名で1艇のカヌーを確保、2ガイドで5艇まで、といった予約管理が定員〇人、といった予約管理に変わりました。
ブルーカヌー時代のカヌーの予約管理に関する定員をリスト化する努力をしていた時の記事はこちら ↓
＃034 カヌーの定員をリスト化して整理整頓！
この大幅な変更を行う前のブルーカヌー時代の予約管理は
小学生とか幼児とか絶妙な調整アリ
完全なる気合と根性
完全なる気合と根性
という工程で必要でした。
ミスが発生していたポイントとしては
- 【手作業】その都度ご案内できる人数の上限と気合と根性で照らし合わせる
- 【手作業】ガイドがご案内できる艇数に達したら気合と根性で予約を売止める
1.でミスるとオーバーブッキングが発生、2.でミスるとごめんなさいと連絡をする、ということが発生していました。
それがリアルタイム予約に変更したことで
という【手作業】で人の手を介在する必要がないシンプル設計に！
定員の数字（出勤するガイド数で調整が必要）さえ間違えなければ、オーバーブッキングも発生しませんし、ごめんなさいと連絡をすることもありません。
もちろん、プランが複数あるので、ガイドが1名しかいないタイミングでどちらかのツアーに予約が入った場合は、もう一つのプランを気合と根性で売止めるする手作業が必要なので、まったくミスが無くなったわけではありませんが、間違えないぞ！というプレッシャーは昔に比べれば大幅に少なくなりました。
関連記事はこちら ↓ この記事は、2022年7月15日に書きあげました。
＃059 摩擦を無くせ！リアルタイム予約を導入して予約をスムーズに！ありがとうActim
サイトコントローラー「Actim」
かのあでは2022年までOTA（オンライン・トラベル・エージェント）を全部で5つ
- じゃらん
- アクティビティジャパン
- アソビュー
- たびらい
- 北海道体験
に登録し、各OTAにプランを複数掲載しているので、項目としては全部で30～42のプランの管理をしていました。
ミスが発生するポイントとして
- 売止めしなければいけないのを忘れ、オーバーブッキングとなりごめんなさいと連絡
- キャンセルが発生して予約を販売しなければいけないところを販売し忘れ機会損失が発生
といったことが発生していました。
リクエスト予約で予約を受け付けていて、例えばウラカタに予約が入り予約枠が閉まった場合だと
もちろんウラカタ、じゃらん、アクティビティジャパン、アソビュー、たびらい、北海道体験のすべて
もちろんウラカタ、じゃらん、アクティビティジャパン、アソビュー、たびらい、北海道体験のすべて
もちろんウラカタ、じゃらん、アクティビティジャパン、アソビュー、たびらい、北海道体験のすべて
という長い長い工程が必要で、どこでミスが発生してもおかしくありません。
これがリアルタイム予約を導入し、事前決済100％にするのに伴いOTAサイトのたびらい、北海道体験から撤退、そしてすべてを「Actim」上で一元管理できるようになったことで
という驚きの工程数減を実現！
厳密にいえば、かのあでは予約情報を予約管理サイト「ウラカタ」に集約しています。
集約している理由としては、
- 当日の予約情報をウラカタを見て一覧で確認をしやすくする
- 集約したデータをマーケティングに活用
- 集約したデータを補助金などを申請する際に活用
といった理由で集約してるので、ＯＴＡに入った予約は、「ウラカタ」に情報をコピペしています。
そこでOTAからコピペしてウラカタに手入力で予約情報を入れると、Actimが手入力分を余分（Actimの機能としては手入力の分を減らすのが当たり前のムーブなので問題なし）に定員から減らしてしまうため、受け入れることが出来る定員と齟齬が発生してしまいます。
そこで
というのが厳密な行程になります。
が、「ウラカタ」に集約する必要が無いと判断したら、本当にやることはなくなりほぼ完全自動化です。
「Actim」を導入する前に行っていた長い長い工程は全くもって消滅しました！
関連記事はこちら ↓ この記事は、2022年1月19日に書きあげました。
＃050 予約管理の作業負担を爆減！サイトコントローラーの「Actim」を導入してみた！
事前決済100％
こちらは絶賛これから効果が見えてくるもので2023年4月1日からの予約はすべて現地決済という選択を無くし、事前決済100％に切り替えました。
改善前は
2022年の割合としては、現地決済が約75％、事前決済が約25％でした
POSレジで簡単になっているとはいえ、商品選択→決済選択、のバリエーションは莫大な数が
レジ打ちが複雑でミスが発生したり、お会計に列ができて追い込まれてのミスが発生
という状態でした。
STEP3.の「ツアー当日受付でのお会計業務」の部分で、
- まれに事前決済なのに現地決済をしてしまう2重会計が発生し、後日お詫びと返金、
というミスが発生していました。
これが事前決済オンリーに変更したことで
当日飛び込み参加の場合は現地決済あり
ツアーが終わってから優雅にレジ打ちでも可
なんとシンプルなことに！
これによって
- ツアー当日に受付がスムーズになり（お会計業務がなくなる）ガイドはツアーに集中
- 2重会計の発生を根絶
- ノーショーの発生を根絶
- 手数料が従来より割安に
という形で作業負担を軽減し、トラブルを根絶し、手数料が安上がりになる、というメリットを得ることが出来ました！
関連記事はこちら ↓ この記事は、2022年3月13日に書きあげました。
＃063 予約は事前決済100％に！作業負担の軽減とトラブル回避だ！
POSレジ「エアレジ」
エアレジはわたくしがかのあに来た時にはもう導入済みだったので改善したというモノではありません。
私が来る前の2018年以前のエアレジを導入する前がどのような行程だったかは想像になりますが、
選択肢は多くはないシンプル構造
わたくしが行ったのは、お会計時の選択肢が増えれば利便性が上がると考え、QR決済の楽天ペイを新たに導入したり、PayPayとリンクしたLINEペイを新たに導入したりと手あたり次第の足し算ばかり。
さらに事前決済も別で導入したことでお会計はカオス状態に。
その結果、お会計時の選択肢としてはものすごいバリエーションになってしまい、お会計のオペレーションは非常に複雑になりました。
流れとしては事前決済100％と一部重複しますが、
POSレジで簡単になっているとはいえ、商品選択→決済選択、のバリエーションは莫大な数が
レジ打ちが複雑でミスが発生したり、お会計に列ができて追い込まれてのミスが発生
非常に複雑になってしまったことで、STEP3.の「【手作業】ツアー当日受付でのお会計業務」ではどうしてもミスが発生していました。
そのために
- 点検清算でお金に過不足があり、「どこで間違ったんだろう？」とみんなで調べる
といった時間もたびたび発生。
これが事前決済オンリーに一本化したことで
当日飛び込み参加の場合は現地決済あり
ツアーが終わってから優雅にレジ打ちでも可
これにより
- お会計の作業コスト
- 会計で間違えないように神経を使うコスト
- 点検・清算などのお金の管理のコスト
- 出入金（ATMに入金、お釣りのための両替）のコスト
- 盗難のリスク
- ノーショーのリスク
という工程とリスクがすべて消滅しました。
関連記事はこちら ↓ この記事は、2021年11月27日に書きあげました。
＃010 【POSレジは冗談抜きに超便利！】クラウド会計ソフトと連動したら作業時間が大幅削減！
会計ソフト「弥生会計」
弥生会計もわたくしがかのあに来た時にはもうすでに導入されていました。
なので導入前のことはイメージになりますが、
レジ打ちが複雑でミスが発生したり、お会計に列ができて追い込まれてのミスが発生
といったことを行っていたのではないかと思います。
件数で言えばなかなか考えたくもない量を入力していたことでしょう。
これがPOSレジ「エアレジ」と会計ソフト「弥生会計」を連携させることで
といった形で毎朝、前日の売上を仕分ける作業は5分程度で終わる作業量になりました。
もちろん経理処理は売上データだけではないので、それ以外の経理処理を合わせると10～15分程度は必要ですが、それもほぼほぼ会計ソフト「弥生会計」と「ネットバンク」や「経費精算用クレジットカード」を連動させているので情報は自動で抽出され、大した手間なく、正確に仕分けを行うことが出来ています。
これによってかのあに来た最初の年の2021年決算では地獄的な辛い時間を過ごしましたが、2022年決算は、はるかに小さい負担で完了することが出来ました！
関連記事はこちら ↓ この記事は、2021年12月12日に書きあげました。
＃022 【絶対導入して！】小さな事業所の経理業務の強い味方！弥生会計を使い倒す！！
関連記事はこちら ↓ この記事は、2021年12月28日に書きあげました。
＃036 【もう嫌だ】毎日レシートと格闘中！経理処理のルーティーンを探せ！
- 作業負担の軽減
- ミスの軽減
今回の結果
さて、では一連の流れでビフォアフターを比較してみましょう。
まずは改善前の流れをまとめるとこのよう形でした。
小学生とか幼児とか絶妙な調整アリ
気合と根性
気合と根性
もちろんウラカタ、じゃらん、アクティビティジャパン、アソビュー、たびらい、北海道体験のすべて
もちろんウラカタ、じゃらん、アクティビティジャパン、アソビュー、たびらい、北海道体験のすべて
2022年の割合としては、現地決済が約75％、事前決済が約25％でした
POSレジで簡単になっているとはいえ、商品選択→決済選択、のバリエーションは莫大な数が
レジ打ちが複雑でミスが発生したり、お会計に列ができて追い込まれてのミスが発生
といった形で、1つの予約が最後の仕分けに到達するまでに長い長い工程が必要でした。
しかも手作業が多いことから、いくら気合と根性でミスが発生しないよう頑張ったとしてもミスが多数発生し、その都度解決するためにあくせく動き回り、時間を浪費している状態でした。
ここから改善に次ぐ改善をブチかまし、2023年現在の流れはこのようになりました。
当日飛び込み参加の場合は現地決済あり
ツアーが終わってから優雅にレジ打ちでも可
これをSTEPの数で比較すると
| 改善前 | 改善後 | |
| STEP数 | 21 | 13 |
となり、【手作業】の数で比較すると
| 改善前 | 改善後 | |
| STEP数 | 21 | 13 |
| 手作業 | 18 | 6.5 |
と圧倒的に人の手が介在する部分が減りました。
もろもろの初期設定さえ間違えなければ、人の手が介在しないからこそミスが減り、圧倒的な業務効率向上を実現できています。
しかし、まだまだ完成ではありません。
最近RPAというものを勉強しており、もう一歩進んだ自動化を実現しようと目論みながら勉強中です！
今回の学び
ヒューマンエラーというのは存在しない、すべてはシステムエラー。
人間がやることは絶対に間違うという前提のもと、ミスが発生しないしようがない状態を組み立てる。
手を動かしていると仕事をしている気になりますが、それはただの作業で、実際には誰にも喜んでもらえない、なんの価値を生み出せていないことに時間をささげることは決して生産的ではありません。
機械が正確にやってくれることはどんどん任せる。
そこでできた時間を使って人に喜んでもらい、価値を生み出していく。
それこそがわたくしが目指している仕事です。
昨年の秋にJSPAのOCのアドバンストインストラクター資格を取得してきました。
2年前なら事務作業に忙殺されていてツアーに出るなんてことは全くできるような状態ではありませんでしたが、今では定期の作業を終わらせてしまいさえすればツアーに出動することも可能です。
2023年は事務員とガイドの二刀流！
さて、2023年中により効率化が実現するのでしょうか？RPAに感動中のスズキでした！
