ありがとうメールというツアーに参加をしてくれたことに対して感謝を伝え始めた支笏ガイドハウスかのあ。
しかし、繁忙期に大忙しで疲弊していくガイドたちの姿を知っているスズキ。
日常的に行うことの作業負担を軽減するツールを作成できないかとありがとうメールの下書き自動生成に着手する。
GoogleスプレッドシートとGmailをGASで連携させる初めての試みだったが楽しく作成し、無事に導入することができ生産性を上げることに繋がった。
支笏ガイドハウスかのあでは、ツアーに参加してくれた人に感謝の気持ちを伝える「ありがとうメール」を開始しました。
「ありがとうメール」に関する記事はこちら ↓
＃043 感謝の気持ちを届けよう！ツアー参加者へのアフターフォローを考える
担当したガイドが送った「ありがとうメール」にツアーに参加していただいたお客様がわざわざ返信していただくこともあり、わたくしはその返信メール見て
いいな～感謝を伝えることはいいことだなぁ～
とつくづく実感しております。
と、ここで終わってしまってはいけません！
まだ繁忙期まで時間はありますが、繁忙期シーズンの疲れむき出しのガイドたちの姿はを一年前に目撃してからわたくしの脳裏から離れません。
みんな頑張ってます！
そんなガイドメンバーズにわたくしが「あれもやれーこれもやれー」なんて逆立ちしたって言うことはできません。
みんながやろう、そう考えることができる背中を押す環境を作るのがわたくしのお仕事です。
「ありがとうメール」の文化を無理なく続けていくために、ある程度の定型で入れるべき文言はテンプレートとしてサクサク入れることができるようにする、それがわたくしのできることだと考えました。
知識は0ベースでスタートしましたが、GoogleスプレッドシートとGmailを利用したメールの下書き自動生成システムの構築に着手しました！
ありがとうを伝えるのはいまだにいいことだと信じて疑っていません！
もくじ
今回の内容
- 「ありがとうメール」ってなに？
- 表計算ソフトを使ってメールの下書きを作成する
- 実際に作ってみた！
「ありがとうメール」ってなに？
まずは「ありがとうメール」を簡単にご紹介します。
なぜ「ありがとうメール」を始めたかというと
といった流れで、ご新規さんを獲得する施策と同時にリピーターのお客様が生まれるような仕組みを構築するためにあれやこれやと考え始めました。
マーケティングの世界ではイチゴ（1：5）の法則としてご新規さんを獲得するのにはリピーターの方の5倍のコスト（時間・お金・労力）がかかるとのことです。
そんなあーだーこーだ頭で考えていたのですが、ひょんなことをきっかけにわたくし自身がお客様にお礼のメールを送る機会がありました。
その時の記事はこちら ↓
＃054 マーケティングってなんだ？小さなガイドハウスならではの戦い方ファンベース！
あれやこれやの小手先の工夫をするのではなく、シンプルに感謝を伝える。
まずはそれなんじゃない？
と考え始めました。
そこでツアーに参加していただいた感謝を伝え、あなたとこれからも末永く関わっていきたい、そう伝わるようなメールをツアーが終了してから送るのをかのあ一同で始めることにしました。
ここまではいいのですが、
これはシンプルに普段の仕事の作業量が増えて大変なんじゃない？
と個人的に感じていました。
わたくしはいつも事務所でパソコンをポチポチやっているだけですが、ガイドメンバーズはカヌーを出艇する準備をしたり、お客様をツアーに案内したり、一日中あれこれ動き回って大変です。
疲れてやりたくない、そうなってもおかしくありません。
無理なく「ありがとうメール」の文化を継続していくためにわたくしにできることはないか？
と考えて、ハッと思いついたことをググったところ、作業負担を軽減するのをどうやらシステムとして構築することができる見込みがあることを突き止めました！
表計算ソフトを使ってメールの下書きを作成する
毎回感謝のメールを0から作るのにはそこそこ大きな労力が必要です。
労力が大きいとやめる理由に簡単になってしまいます。
無理なく継続できるようにするために何か効率化するためのシステムはないかを考えました。
ただ、楽をしすぎてあまりにも型にはまった定型文では感謝は伝わりません。
それでは送る意味はあまりない結果になってしまいます。
そのツアーだったからこその出来事やその場で感じたことを文字にする。
その部分はそれぞれのツアーを担当したガイドがその都度入力する必要があります。
タイムリーな情報以外の部分は、テンプレートを一気に挿入することはできるのではないかな？
そこであれこれググった結果、エクセルからプルダウン方式（▼を押すといくつかのパターンが出てきて選べるタイプ）でパッパっと名前などの定型文を一気に入力し、個別にカスタムするべき内容は手入力をしメールの下書きを自動生成する、そういった方法を再現できることを突き止めました。
ただ残念なことに経費削減（鬼のお財布門番スズキの仕事ｗ）のためマイクロソフトのエクセルではなく、パチモンの「エクセルもどき」しかかのあのパソコンには入っていないのでマクロを組んで自動生成することができません。
そこでもう少し調べてみたところGoogleスプレッドシートで同様のシステムを構築できそうなことを発見しました！
実際に作ってみた！
全く無知からのスタートで一つ一つ理解していく形となりますが、使用するアプリはGoogleが提供しているGoogleスプレッドシートとGmailの2つです。
どちらもGoogleアカウントさえ作ってしまえば無料で利用することができます。
そしてこの2つをGoogle Apps Script（GAS）という、Googleが開発・提供しているプログラミング言語を利用して連動させます。
ご安心ください、わたくしもよくわかっていませんｗまぁそんな感じかぐらいでとらえてくださいｗ
Googleで検索をかければ情報がたくさん見つかります！
参考にしたのはこちらのサイト ↓
こちらのサイトを参考にした流れとしては
上記で参考にしたサイトで一つだけGoogleスプレッドシートの仕様が変更になっていた部分がありました。
「スクリプトエディタ」を選択する部分に変更が発生したようで、変更したバージョンでの選択方法はこちらのサイトを参考にしました！
設定が無事に終わり実際に活用していく内容を構成していきます。
実際に活用していくときにガイドスタッフが複数名いるのでそれぞれのガイドが利用するテンプレートを選べるようにプルダウンでの選択できるように改善しました！
こちらは調べなくても最近勉強して知っていたのでサクサク作っていきます。
これでサッと選択して、メール作成のボタンを押せば基本枠のテンプレートの下書きが自動で作成されます！
あとはそこにタイムリーな情報などを盛り込み、メールアドレスをコピペして入力すれば送信完了です！
テンプレートに関してはそれぞれのガイドの色が出た方が伝わると感じるので各々にオリジナリティのあるテンプレートを作成してもらうことにしました！
- ありがとうメールでリピーター獲得
- 自動化で作業負担の軽減
今回の結果
ありがとうメールはとてもいい文化だと感じております。
参加してくださった方にありがとうメールを送り、そのメールに返信で「また行きます」と非常にありがたいお言葉を頂戴することもあります。
継続していけば何かが大きく変わる可能性を感じている最中です。
課題としてはやはり継続できるか？その一点だけです。
もう少し改良して、事前にその日にご参加いただいた方のメールアドレスをGASで何とかプルダウンで選択できるようにできたらもっと作業負担を軽減することができそうです。
もう少し勉強してみたいと思っています。
今回の学び
今回の改善は日常で行う作業を楽にする改善です。
構造的には
- 私たちには到達したい「目的」がある。
- 目的にたどり着くために「目標」を設定する。
- 目標を達成するために「仕事」を実施する。
- 仕事を実現する「作業」を行う。
という流れの一番下の仕事を実現する「作業」を行う、の生産性を上げる「仕事」ですかね。
体験観光でツアーをぐるぐる回し、ガイドが疲弊する姿を見るのはもう嫌です。
正しい方法で、正当な評価を受けて、無理なく楽しく仕事を継続する。
そんな職場を目指してまだまだ改善できることがありそうです。
ついでにGoogleクロームを立ち上げたら今回作った自動生成スプレッドシートが立ち上がる設定にしてより滑らかにするところまで構築。摩擦は極力なくしていきたいものです
