情報の整理整頓に課題を抱えていたところ「Notio」というサービスを知り、導入してみたウラカタ職員スズキ。
組織の目的、目標、方法、業務情報、経理情報、人事労務情報、分析、戦略、実験と組織運営に必要な情報から
現在取り組んでいる改善の実験結果までの情報を一つのページにまとめてみた。
これにより、情報の探し物の時間が減少したり、現状を正確に把握することが出来るようになった。
経営は生き物なのでこれからもどんどんアップデートしていきたい。
整理整頓が結構好きです。
自宅も必要なもの以外は極力手元に置かないようにしてスッキリさせております。
仕事も同様で整理整頓を心がけております。
でも、気が付けば取っ散らかっちゃいますよね？
あれ～あのデータどこだっけ？
を探すのに結構な時間を割かれてしまったりします。
どうしたらいいもんかな～と考えていた中でNotionというサービスを知りました。
今のところ本格的に使いこなせているわけではありませんが、とりあえずすべての情報をここに集約する、と決め今年の春からぼちぼち運用しています。
今回はとりあえず2023年の途中経過の整理整頓をご紹介します！
整理整頓して業務効率アップ！
もくじ
今回の内容
- Notionとは？
- 目的と目標と方法を整理
- KPIの途中経過ブロック
- 業務データブロック
- 分析ブロック
- 戦略ブロック
- 実験中の途中経過ブロック
Notionとは？
Notion（ノーション）とは、Wiki、ドキュメント、プロジェクト、メモ、タスク管理、データベースなどさまざまな機能を一元的に使うことができるアプリです。
プランはいくつかありますが、アカウント登録を行えば無料で利用することが出来ます。
何を隠そう ↑ のNotionのHP自体がNotionで作られています。
こういったHPとしても活用することが出来るぐらい活用方法の自由度は非常に高いアプリです。
Notionは、ブラウザを用いて利用するWeb版とダウンロードして使うデスクトップ版、スマホで使えるモバイル版があります。
現在かのあではWeb版を使っていて、家だろうが出先だろうがアクセスすることが出来るのでとても便利です。
正直機能に関してプロジェクト管理、データーベースといった便利な機能はまったく使いこなせていませんが、とりあえず使いやすいGoogleドライブみたいな感覚で使っています。
使い始めはどうしたらいいかな～と思っていたところテンプレートが用意されていています。
かのあでは「会社のイントラサイト（社内で使う様々なツールやお知らせなどを集約し、かつ外部からは閲覧できない社内用のウェブサイト）」というテンプレートがあり、まさにこれ！ということでまずはこのテンプレートベースにいじくり始めました。
久々に初期テンプレートを見ると懐かしい！
もちろんこれ以外のテンプレートでも使いやすそうでしたら全然ありです。
Notionの構造として、ビルディングブロックと呼ばれるブロックを並べるような構造です。
基本的な機能として
- 見出し
- テキスト入力
- テーブル
- 番号付きリスト
- 箇条書き
- ToDo
- リンク
といったものを組み合わせていきます。
これらを縦に順番に並べる+横に並べるということが出来るのがNotioの特徴で、見出しの下にテキストを入力、その横に画像を張り付け、それをまたテキストで挟む、といった構造にすることが出来ます。
テキスト、画像以外にテーブル、番号付きリスト、箇条書き、ToDo、リンクの貼り付け、といったものを設定できます。
これらの機能を組み合わせて縦横でレイアウトを決定してページを作成していく形です。
全体像のイメージとしては
- 情報の集約
- 会社のダッシュボード機能
辺りは欲しいなと思いながら必要そうなものは何だろう？と都度都度考えて、どんどん追加していきました。
目的と目標と方法を整理
そして運用を開始して半年が経過した2023年秋。
上から順番にまずは前回の記事で整理整頓にチャレンジをした目的と目標と方法を設置しました。
＃071 組織の目的・目標を明確化！我々はどこに向かって走るのか？
ここは定期的にスタッフ全員が目をすべきことなので最上段に配置しております。
合わせて目的と目標と方法のイメージも添えています。
続いて具体的なKGIとKPIです。
このあたりになると戦術的なものが入ってきてしまうので塗りつぶしておりますが、それぞれ2～3個のKGIと5～6個のKPIを明記しています。
続いてKGIとKPIに繋がる具体的な方法の欄があります。
組織で協力して行うべきタスクの組織ToDoを優先順位で区分けして並べたり、これから取り組むと成果が上がりそうなアイデアを羅列しています。
いつでも目的を意識しつつ、KGIとKPIは何を目指しているのか、が順番に並んでいるので直感的に把握できるような仕様にしています。
KPIの途中経過ブロック
目的と目標と方法の下には、経過観察するべきKGIとKPIをリアルタイムで管理しているゾーンです。
まず右のラインは、ツアースマイル目標として、その月の売り上げ目標と現時点での成績を毎日更新して現在地を把握できるように努めています。
ここに売上高を直接入れてもよかったのですが、それではあまりにも無機質になってしまいます。
そこで「私たちはツアーを通して人を笑顔にしている」という意味合いで、集めたスマイルの数を目標値として変換して表記しています。
1スマイル＝ネイチャークルージング大人1名という計算です。
そして、その下の予約件数、Googleレビューも最新情報を毎日更新してKPIが達成に進んでいるかを確認できるようにしています。
この辺はわたくしが最重要だと感じている指標を集めていおります。
現状と目標の差を把握して安心したい、というのが正直なところ
左ラインは、今シーズン一瞬
やっべ、キャッシュアウトするのか？
と経営的な部分で山場があり、
これはしっかりとモニタリングしないとダメだ！
と手元の資金と単月収支、消費税や事業税などの回収タイミングを確認するために更新しています。
特にまとまった支払いが発生するタイミングを忘れていた場合にダメージが大きく、ピンチを招く可能性があるので定例のものはしっかりと入力し把握するように努めています。
その下には損益計算書（P/L）のボックス図を設置。
損益計算書を眺めていても数字の羅列でなんのこっちゃわかりませんが、ボックス図にすることで視覚的に理解しやすくしています。
経費は今年、無事に下げることが出来そうです
重要なのは
- 粗利
- 労働分配率
- 人件費
- 経費
あたりがどうなっているかは把握するように努めています。
前年のものと比較することで現在地を把握し、都度更新して睨みを利かせています。
だいたい毎日このあたりは確認して、現状を正確に認識し、微修正や対策を考えたりするヒントになっています。
ここまでは比較的高頻度で情報更新をしたりしている部分で、ここから下は業務に必要な情報をストックしている情報群が続いていきます。
業務データブロック
この次から普段の業務で必要なものが集約されているゾーンになります。
業務に関しては、スタッフ全員に関係のあるものなので必ず集約するようにしており、ツアーの運航規程など「あれ、どうなってたっけ？」と定期的に確認するために必要なものや、受付のオペレーションなどに改善して変更を加えた時に更新するページなどがあります。
チームとして働き方に関すること、保険関係では旅行会社などから求められたときにさっと出せるように傷害保険や賠償保険の証券データを保存していたりしています。
これらはクリックすると別のページに飛び、そこに情報が入っている状態となります。
例えば受付オペレーションをクリックすると
といったページに飛び、中身を確認することが出来ます。
続いて経理・人事・労務関係です。
ここは、経理に必要な情報や人事労務に関係することを整理しています。
就業規則ってどうなってたっけ？かのあの福利厚生ってどうなってたっけ？ということをいつでも確認することが出来ます。
あとはシフトを作成するための年間休日計算や月別ガイド必要数、新人が来た時のやるべきことのフロー、求人など毎日必要ではないけど、定期的に必要になる情報を網羅しています。
最後に事務マニュアル辞典。
マニュアルを作ろうとコツコツやっていたのですが、分量的に辞典のような情報量になってしまいました。
目次だけであと3ページありますｗ
これを作ったことでウラカタ職員スズキがいつ爆発しても日常業務は何とか継続できるようなものを作ってあります。これもそのうちご紹介しますね。
大まかに組織運営として必要な情報はこのあたりとなります。
Notionの無料版を使うと、ファイルのアップロードが5MBまでと制限があります。
なのでパワーポイントやエクセルをガンガン貼り付けていくとすぐに容量オーバーになってしまいます。
そこで基本的にそういったデータを作成する際にGoogleスライドやGoogleスプレッドシートを使って作成することによって、Notionにはそのリンクを張り付けて本チャンのデータにアクセスする、という形をとって容量に影響が出ないような運用をしています。
続いて事業を真剣に考え、必要な情報を集めて整理している分析ブロックです。
分析ブロック
これまで集めていた（勝手に集まっていた）情報を仕事に使えるようなデータに変換してそれぞれ整理しています。
例えば申込日と参加日の間隔というページでは2017年～2022年3月9日までの6,160件の予約を活用して特定しました。
このままではただの6160件の情報の羅列ですが、これを分析して予約日→体験日の「→」の期間はどれくらいの幅かの中央値を算出しました。
平均値を使うと、1年前に予約をする方もいらっしゃるので中央値を使っています。
これがわかったことで、予約の入りがどのようなタイミングで多くなる確率が高いか、というのがわかるようになるので「やっべ、予約入るのか？」といった焦りを生まずに済むようになりました。
その他に、
- 公式予約とOTA予約の割合は？
- リピーターってどれくらいの割合でいるの？
ということをコツコツ整理しています。
こういうことを一つ一つ整理することで、事業の全体像を正確に把握することが出来るようになります。
次は、こういったデータを使ったりして戦略的な部分を考えて整理しているブロックです。
戦略ブロック
ここは結構本丸なのであまりご紹介できませんが、値決めやマーケティング、経費削減のための改善などを整理しています。
おそらくアウトドア事業の最前線的な情報になっているはずでしょう。
なっててもらわないと困るｗ
一つだけ最近発見したのが、体験観光とリピーターの相性はあまりよろしくないのでもう少し違ったアプローチのマーケティングが必要だろう、ということ。
いろいろな事業所を調査しておりますが、ここに手を出しているのは少数の事業所であるのまでは把握しております。
さてどのような切り口があるか…というのを考えて整理し、うねうね考えているのがこのブロックです。
そして最後に現在実験中のブロックになります。
実験中の途中経過ブロック
このあたりは記事を書いているのが秋ということもあり、春先に売上を伸ばすために仕込んだものや経費を削減するためのもの、といった改善は結果が出たので数が減っていますが経過を見ながら効果を計測しているブロックです。
今シーズンは、デジタルサイネージの導入や予約時のアンケート、事前決済、レビューお願いカードなど新たに取り入れ、改善しました。
一度取り入れ、改善してそのまま、ではなくその結果どのような効果があったか、まで確認するようにしています。
経費削減に繋がったものや、売上アップに貢献したものなど変化したからこそ得られた結果がいくつもありました。
このあたりは静かになってきたこの季節、また来年に向けてあれこれ考えて仮説を突き止めていきたいと思っています。
- 情報の共有
- 情報の整理整頓
- 無駄な探し物作業の削減
今回の結果
かのあのNotionでのイントラサイトの全容を見てみると
なかなか巻物みたいな分量になりました。
毎日更新されるもの、都度更新されるもの、保存されているものとそれぞれ性質は異なりますが、かのあにとって必要な情報はほぼほぼ網羅されている状態です。
とはいえまだまだ整理整頓できるような気がしていますし、まだ含まれていない大事な情報もあるかもしれません。
イントラサイトは生き物なので、これからも日々変化させつつ大きく成長させていきたいところです。
今回の学び
情報の整理整頓に関してはなかなか突破口が見いだせていないかったのですが、情報をインプットする中でNotionというサービスを知り、実際に使ってみて何とか形にすることが出来ました。
まだまだNotionの機能を十分に使いこないしているわけではないので、よりよい運用ができる余白もあります。
情報、写真は爆発しやすい分野です。
このあたりの探し物で人生を浪費するのはあまりにももったいないので、めんどくさいですがこういった整理整頓は非常に大切になります。
特にチームで仕事をしている場合は探し物が発生しやすい。
個人で情報がブラックボックス化するのではなく、組織としてこういう整理整頓を取り入れ、誰がどうなろうと組織としての知見が溜まっていくようにしていくのは大切な仕組みです。
ほんとコツコツ半年ぐらいかけて作りました。そして日々アップデートされています。
