決算処理の時にどこの銀行の振り込んだか？どの銀行から引き落とされたか？をいちいち確認していたウラカタ職員スズキ。
お金周りをシンプルにするために銀行口座を4つ使い、それぞれに役割分担を振り分けた。
引き落とし・振込ならゆうちょ銀行、入金は楽天銀行ビジネス口座と役割分担がしっかりしたことで出入金管理が大幅に楽になる改善に成功。
また、事業主貸のための個人口座や家計簿アプリでの全体把握などよりシンプルに、より簡単にしていく改善を推し進めている。
今シーズンから、かのあで仕事を開始し、経理を担当し始めたのですがとても大変でした。
それはそれは大変でした。
いやはや・・・本当に大変でした。
と何度も言いたくなるぐらい大変だったのですが、何が大変だったかというと、どこに、何を支払っているのか？どこから、何が支払われているのか？が全くわかりません。
おもっくそ複雑怪奇な状態だったんですね。
構造を全く理解していないわたくしは言われるがままお金をお支払いし、お金を受け取ってきました。
もう支払っている案件なのに2重で支払いして相手に返金させるという謎のご迷惑もおかけしました。
その節は誠にすみませんでした。
訳も分からないながらも、とりあえずざっくりと整理整頓のイメージを固め、ちょこちょこ入金、出金の口座を変更し、そして今年の決算を経て、ようやくかのあ経理の全貌を理解して整理整頓することができました！
よくやった！頑張った！
理解し、整理して、シンプルな口座管理の改善です！
ほんと大変だったんだよ！ｗ
もくじ
今回の内容
- なぜ口座に役割分担が必要か？
- 入金口座を作る
- 出金口座を作る
- 税金口座を作る
- 内部留保口座を作る
- 個人口座を作る
- 一目で理解できる家計簿アプリで全体管理
なぜ口座に役割分担が必要か？
なぜ役割分担が必要か？
目的は一つ、お金の流れをシンプルでわかりやすくするためです！
一つの口座であればまだそこまで複雑にはならないのですが、これが複数口座あって、出入金がそれぞれに役割分担がなされていないと魔境と化します。
かのあはわたくしが来た時から4つの口座を自由自在に駆使していて、取引先もたくさんあり、それはそれは・・・。
そこでシンプルにお金が出ていく口座、お金が入ってくる口座と役割分担を決めてしまい、それぞれの口座をシンプルに運用することを心に決めました！
そして役割分担を考えていく中で、合計4つ+1の口座を使っていく結果になりました。
贅沢な口座の使い方をしていますが基本戦略的には3つ+1つの口座で十分です。
とりあえずイメージはできていたのですが、残念なことに「○○の自動引き落としには□□のネット銀行は利用できません」といった悲しい縛りもありました。
そういったいくつもの困難を乗り越え、あーだこーだ考えた末についに銀行口座の整理整頓の旅が終焉を迎えました。
それぞれの役割を見ていきましょう！
入金口座を作る
まずは入金＆送金を担う口座として楽天銀行ビジネス口座を利用しています。
なぜ楽天銀行にしたか？
- すべてネットで完結
- サイトの使い心地がシンプル
- 振込手数料が他の銀行と比べ比較的安い
といった理由からメインバンクにしました。
本当は完全に入金だけの役割にしたかったのですが、振り込み手数料、特に定期的に発生する海外送金の手数料がほかの銀行ではあまりにも高いので、振込に限り楽天銀行ビジネス口座から出金することにしました。
逆に出金口座のみの口座にすればいいとも考えたのですが、残念なことに、ほかの理由で出金口座を自由に選択することができなかったので入金＆振込口座に落ち着きました。
なかなか思い通りにいかないな～と思いながら、入金に関しては完全に一本化できたので満足です！
出金口座を作る
続いて出金を担う口座としてゆうちょ銀行を利用しています。
理由はどちらかというと消去法的で
- 日本政策金融公庫の引き落としに対応
- 一部の楽天銀行ビジネス口座が対応していなかったクレジットカード引き落としに対応
- 支笏湖にある唯一のATM
といった動かしようがない定数要素で決定しました。
水道光熱費や電話、ネット、そのほかもろもろの引き落とし口座に指定し、給与を現金支給にしているのでATMに出金に走っています。
給与を現金支給のままにしている理由はこちら ↓
＃013 逆に改善しないでそのままに！こんな便利な時代でも給料は現金支給でエンタメ化♪
税金口座を作る
次年度支払う税金を確保しておく口座として地方銀行を利用しています。
贅沢な口座の使い方ですので次項の「内部留保口座」と統一してもいいのですが、せっかく口座があるので役割を与えました。
もともとはメインバンクとして利用していたのですが、インターネットバンキングの使い心地がいまいちで、振込手数料が高い、といった理由で外しました。
なぜわざわざ税金口座を作ったかというと、税金は遅れて支払う性質があるので、事前に確保しておくと後々の混乱がなくシンプルになるからです。
基本的には入金後はお金の動きがない口座になるのでそっとしておきます。
内部留保口座を作る
内部留保を確保しておく口座として楽天銀行個人口座を利用しています。
全く使わないで放置されていた口座でしたが、昨年発掘され役割を与えました。
内部留保は、万が一の時のために備えるという性質のお金です。
最近で言えば新型コロナウィルスで不要不急の外出が控えられたときのピークに、かのあの収益は単月ですが0になりました。
ヒヤヒヤものですね。
事業を続けていくには必ずお金が必要です。
こういった不測の事態は誰も予測することができないので、その万が一のための運営資金を確保して内部留保とします。
いろいろと調べて、運営費の3か月分を確保すればよいと判断し、必要な経費は
- 給与
- 借入返済金
- 固定費
- 予備費
の3か月分を算出し、そこに近々で使う予定のある車両購入費を加えた金額を内部留保口座に入れてあります。
この口座も基本的にはお金の動きがない口座になるので入金が終わったらあとはそっとしておきます。
金利がほかの銀行に比べて比較的高い0.02％ですし、楽天証券と連動させたマネーブリッジを利用したら0.1％になるのもメリットですね！
+1の事業主個人口座を作る
かのあはまだ法人化していない個人事業なので松兄（代表）の個人的なお金のやり取りも入っていました。
事業と関係のないものなので、仕分けをするときに事業主貸と事業主借を駆使していたのですが、そのあたりの手続きを気にして、現金払いやクレジットカードを使うのを制限していたようです。
シンプルにまったくプライベートな口座を作ってそこに紐づけたクレジットカードを作ればいいだけなのでサクッと作ってもらい分離しました。
まぁ、ほぼ仕事しかしていないクレイジー生活みたいですが、気持ちよく買い物してもらうためにこういった整理整頓も必要ですね。
一目で理解できる家計簿アプリで全体管理
さて、一通りの口座の役割分担を決め、引き落とし口座の登録を更新したところで続いて全体像が見えるようにします。
それぞれの口座の残高をその都度それぞれのサイトにアクセスして見に行くのは非常に手間です。
また、それぞれの口座だけの情報ではブツ切れの情報なので全体像を把握するのにあまりスマートではありません。
それに、どれぐらい経費を使っているかもわかりにくい現状がありました。
どうしようかな～と考えた末、口座＋クレジットカードを連携させて全体像が見えるようにできるマネーフォワードMeというアプリを使うことにしました！
どうやらビジネス口座も連携できるようなので実際に使ってみたいと思います。
マネーフォワードmeのダウンロードはこちらから ↓
これでもし万が一、わたくしが海外に逃亡（なぜ？ｗ）する際にお金を持ち逃げした場合もすぐに気が付けるシステムになりました。
というのは冗談で、現状把握は次の一手に踏み出す一つの根拠になります。
整理整頓＋αで現状把握、これで口座関連の改善が完了です！
- 口座管理をシンプルに
- 全体像を把握して経営判断の一助に
今回の結果
口座の出入金がシンプルになったことで、口座管理が非常に楽になりました。
入金なのか、出金なのか、振り込みなのかをどの口座を見ればいいかはっきりしたので記録を探し回る時間はほぼ無くなりました。
弥生会計と連動しているのでその後の仕分け入力の手間もありませんしね。
弥生会計への愛の記事はこちら ↓
＃022 【絶対導入して！】小さな事業所の経理業務の強い味方！弥生会計を使い倒す！！
これでまた決算が一つ楽ちんになりました。
年間決算に加え、月次決算も今年から実施し、タイムリーな現状把握に努めようと思っているので下準備はこれでほぼほぼ完了となります。
POSレジ、ネットバンク、口座振替、クレジットカード、勘定科目表といったバックオフィスの効率化の改善は有機的に連動して生産性を高めます。
お金の管理など機械が最も得意な分野ですから、いかに人間が楽で、ミスなく正確に組み立てることができるか、もう少しできることを探していきたいと思います。
今回の学び
長い、長い、整理整頓作業が終わりホッとしております。
どうにも今回やったことをスタッフに理解してもらうことができる自信がなかったので、表にまとめる最後の仕事をしています。
わたくしだけが理解していても仕方がありませんので、そのあたりに抜かりはありません。
まだ製作途中の画像になりますがこのような形です。
明日サクッと作り終えてしまい、次の仕事に進みます！
地獄的にめんどくさいですが一度やってしまえばシンプルライフは永遠です
